Lập hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào?

Hóa đơn là chứng từ mua bán được sử dụng rất phổ biến trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ các quy định liên quan đến việc lập hóa đơn giá trị gia tăng sao cho hợp pháp. Vậy theo quy định, Thế nào là hóa đơn giá trị gia tăng điện tử? Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào? Cách lập hóa đơn giá trị gia tăng ra sao? Kê khai thuế theo ngày ký hay theo ngày lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.

Căn cứ pháp lý

Luật Thuế giá trị gia tăng 2008

Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thế nào là hóa đơn giá trị gia tăng điện tử?

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là hóa đơn dành cho doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
Hoạt động vận tải quốc tế;
Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào?

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, chỉ duy nhất trường hợp “hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất” là không phải xuất hóa đơn. Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Cách lập hóa đơn giá trị gia tăng

Cách viết ngày tháng năm trên hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, là ngày trả lại hàng hóa.

Cách viết thông tin người mua hàng

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Nếu trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn có tiêu thức tên Người mua và tên Đơn bị mua hàng ⇒ Thì tên người mua các bạn có thể bỏ trống, còn tên Đơn vị mua hàng các bạn bắt buộc phải ghi và phải ghi đúng theo quy định trên.

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế: Thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.

Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này:Thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam: Thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Như vậy, Nếu khách hàng là cá nhân thì trên hóa đơn điện tử các bạn chỉ cần ghi Họ tên và địa chỉ người mua.

Cách viết thuế suất thuế giá trị gia tăng

Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn điện tử là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, cụ thể cách viết các loại thuế suất thuế giá trị gia tăng như sau:

Căn cứ theo Phụ lục V Quyết định số 1450/QĐ-TCT quy định về Danh mục thuế suất kèm theo Quy định về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế, cụ thể như sau:

Cách kê khai chi tiết hàng hóa bán ra

Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại.
Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. (Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn nhà hàng khách sạn phục vụ ăn uống thì phải ghi cụ thể tên các món ăn, đồ uống.

Cách ghi Đơn vị tính:

Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường. Ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…

Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

Cách viết Số lượng hàng hóa, dịch vụ:

Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.
Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định: Thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Cách viết Đơn giá hàng hóa, dịch vụ:

Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.
Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

Cách viết số tiền trên hóa đơn giá trị gia tăng

Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. Được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập. Trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt. Trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Chỉ tiêu “Số tiền” trên hóa đơn điện tử thì phần thập phân có tối đa 6 chữ số. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn.

Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

Kê khai thuế theo ngày ký hay theo ngày lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử?

Tại Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung của hóa đơn, cụ thể như sau:

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Theo đó, khi trên hóa đơn có ngày ký khác với ngày lập hóa đơn điện tử thì bạn sẽ kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Như vậy: Ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký hóa đơn điện tử có thể khác nhau nhưng thời điểm kê khai thuế là theo ngày lập hóa đơn điện tử.

Mời bạn xem thêm:

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Lập hóa đơn giá trị gia tăng“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như nộp thuế tndn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X.

Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp

Đồng tiền ghi trên hóa đơn được ghi như thế nào?

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam:
+ Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
+ Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
+ Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Có được ủy quyền cho người khác ký thay trên hóa đơn giá trị gia tăng không?

Theo quy định thì trên hóa đơn giá trị gia tăng phải có đầy đủ chữ ký của các bên. Trường hợp không thể trực tiếp ký thì có thể ủy quyền cho người khác nhưng phải có giấy ủy quyền.

Quy định về Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua trên hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào?

Quy định về Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua như sau:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.