Hóa đơn là chứng từ không thể thiếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan nhà nước sẽ dựa vào những hóa đơn của doanh nghiệp để quản lý hoạt động của doanh nghiệp đó. Vậy liệu theo quy định, doanh nghiệp Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không? Quy định về thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn như thế nào? Khi nào cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử? Huỷ hoá đơn không đúng quy định bị xử phạt như thế nào? Quy định về việc hủy hóa đơn đã xuất ra sao? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Thế nào là hủy hóa đơn?
Theo quy định, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, còn có các khái niệm sau:
– Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định pháp luật.
– Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
Để thực hiện thủ tục hủy hoặc tiêu hóa hóa đơn cần phải hiểu rõ thế nào là hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy. Hủy hóa đơn được quy định rõ tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: “ Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”.
Khi nào cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử?
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định rõ về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”.
Như vậy, hóa đơn diện tử có sai sót sẽ thực hiện hủy trong một số trường hợp (thông thường sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn). Vậy Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không?
Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không?
Để trả lời Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không? Căn cứ khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Như vậy, trả lời cho câu hỏi Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không? Trường hợp này hoá đơn đã được lập và được gửi cho khách hàng do đó bên bán không thể thực hiện huỷ hoá đơn và lập hoá đơn mới mà tuỳ vào loại sai sót thì thực hiện lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định nêu trên.
Huỷ hoá đơn không đúng quy định bị xử phạt như thế nào?
Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không? Đây là nội dung được quy định tại khoản 3 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Phạt từ 04-08 triệu đồng được áp dụng với một trong các hành vi sau:
Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định.
– Không hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.
– Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót.
– Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định.
– Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
– Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
Ngoài ra, cũng với hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn còn có những mức phạt như sau:
Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt từ 02-04 triệu đồng đối với một trong các hành vi như hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng, không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng…
Quy định về việc hủy hóa đơn đã xuất như thế nào?
a. Trường hợp huỷ hóa đơn đã xuất chưa gửi khách hàng
Áp dụng với trường hợp kế toán thực hiện xuất hoá đơn và đã ký điện tử nhưng trước khi gửi cho khách hàng thì kịp thời phát hiện sai sót, hoặc phát sinh thay đổi khi khách hàng huỷ hợp đồng, không nhận hàng hoá mà chưa kịp gửi hoá đơn.
Như vậy, đơn vị thực hiện lập biên bản thoả thuận huỷ hoặc thu hồi Hóa đơn vừa lập có ghi rõ nội dung giải trình và tự ký, đóng dấu, lưu trữ. Biên bản thỏa thuận không bắt buộc phải có chữ ký của người mua, đơn vị tự cam kết chịu trách nhiệm về nội dung này do Hóa đơn đã xuất chưa được gửi cho bên mua.
Trường hợp Hóa đơnT cũ có thông tin bị sai sót thì bên cạnh việc lập biên bản thỏa thuận hủy hoặc thu hồi hoá đơn cũ còn kèm theo xuất bổ sung hóa đơn thay thế với nội dung chính xác.
b. Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất nhưng chưa kê khai thuế đầu ra
Hóa đơn đã xuất, ký điện tử, gửi cho khách hàng, cả bên bán và bên mua chưa kê khai thuế, trong trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót hoặc bên mua trả lại hàng hoá, huỷ dịch vụ thì cần thực hiện thủ tục lập bộ hồ sơ bao gồm:
– Văn bản thỏa thuận về việc huỷ/thu hồi Hóa đơn sai sót được ký điện tử hoặc ký đóng dấu đỏ của hai bên
– Hóa đơn thay thế: Trên Hóa đơn thay thế ghi nội dung “Hoá đơn này thay thế cho hoá đơn số …ký hiệu…ngày/tháng/năm”
Trong trường hợp thông tin bị sai là tên, địa chỉ của bên mua nhưng MST không đổi thì kế toán thực hiện hướng dẫn của Thông tư 26/2015/TT-BTC chỉ lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh giữa hai bên mà không cần lập hoá đơn mới thay thế.
c. Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất, đã kê khai thuế đầu ra hoặc bên mua đã kê khai thuế đầu vào
Đối với hoá đơn điện tử, phát hiện ra sai sót, hoặc bên mua trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa đã mua sau khi hai bên kê khai thuế thì xử lý như sau:
– Trường hợp phát hiện ra sai sót: Hai bên thực hiện ký văn bản thỏa thuận điện tử hoặc giấy; xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh mới. Kế toán cần lưu ý tại Hoá đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm.
– Trường hợp bên mua trả lại một phần hay toàn bộ hàng hoá: Kế toán bên mua xuất hoá đơn trả lại hàng bán cho bên bán có ghi rõ “Hàng hoá trả lại cho người bán do sai quy cách, không đảm bảo chất lượng”.
– Trường hợp người mua không có hoá đơn thì bên bán phải huỷ hoá đơn theo biên bản thoả thuận có ký xác nhận hai bên. Cần lưu trữ HĐĐT đã huỷ để phục vụ tra cứu.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân 2022
- Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online nhanh chóng năm 2022
- Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết của Kế toán X tư vấn về “Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không?”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, hủy hóa đơn giấy … thì hãy liên hệ ngay tới Kế toán X để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Mời quý khách liên hệ đến hotline của Kế toán X: 0833.102.102 hoặc liên hệ qua các kênh sau:
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
b) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ giấy là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó. (Hóa đơn giấy là hóa đơn đặt in, tự in hoặc hóa đơn mua theo quyển của cơ quan thuế)
Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn;
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
– Biên bản hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn (theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC). Trong thông báo phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
