Hiện nay, việc sử dụng hoá đơn điện tử là bắt buộc và đã không còn xa lạ gì với mọi người. Tuy nhiên, nhiều người thắc mắc không biết là có được xoá bỏ hoá đơn điện tử hay không? Để giải đáp thắc mắc này của các độc giả. Mời bạn đọc theo dõi bài viết “Hướng dẫn xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022” của Kế toán X.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử được định nghĩa là một nghiệp vụ làm mất đi giá trị sử dụng của hóa đơn đó.
Các doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt giữa khái niệm hủy hóa đơn điện tử với tiêu hủy hóa đơn điện tử. Căn cứ vào Khoản 11, Điều 3 của Thông tư này, tiêu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, đồng thời, người dùng sẽ không thể tham chiếu được các thông tin đã có trên hóa đơn điện tử bị tiêu hủy.
Các trường hợp buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Căn cứ vào các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 02 trường hợp doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn điện tự như sau:
Trường hợp 1:
Sau khi thực hiện gửi Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, kể từ thời điểm nhận được sự chấp nhận đến từ cơ quan thuế, đơn vị phải dừng lại việc sử dụng các hóa đơn điện tử theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn. Song song với đó, các doanh nghiệp cũng phải tiến hành hủy hóa đơn theo quy định.
Trường hợp 2:
Người nộp thuế đã xuất hóa đơn điện tử nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn đang tồn tại các sai sót. Với các hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, nếu hóa đơn đó vẫn chưa gửi cho người mua, đơn vị tiến hành hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử, đồng thời, gửi thông báo đến cho Cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó, người nộp thuế tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho Cơ quan Thuế để nhận mã hơn đơn thay thế của người bán gửi cho người mua.
Mặt khác, nếu hóa đơn điện tử đó đã được gửi lên cho Cơ quan Thuế, các doanh nghiệp tiến hành gửi thông báo để cơ quan Thuế thực hiện yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đó.
Hướng dẫn xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022
Trình tự thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có mã của cơ quan thuế trên phần mềm VIN-HOADON
Trước khi thực hiện các bước hủy hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần tiến hành đăng nhập tài khoản vào VIN-HOADON.
Bước 1: Tại giao diện màn hình làm việc, người dùng tiến hành click chuột vào biểu tượng dấu ba chấm tương ứng với hóa đơn điện tử cần hủy bỏ và click chọn Hủy bỏ hóa đơn.
Bước 2: Hộp thoại xác nhận xuất hiện, tại đây, người dùng có thể lựa chọn việc gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS lên cho Cơ quan Thuế trước, sau đó, thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống VIN-HOADON hoặc ngược lại.
Hình dưới đây là trường hợp hủy hóa đơn trên hệ thống VIN-HOADON trước, sau đó, tiến hành gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế
Bước 3: Người dùng tiến hành điền đầy đủ các thông tin ở phần biên bản hủy hóa đơn điện tử. Sau khi hoàn thành các thông tin trên, click chọn Tạo mới để tạo lập biên bản hủy, màn hình xuất hiện biên bản hủy hóa đơn với các thông tin đã nhập liệu.
Bước 4: Người dùng tiến hành điền lý do hủy hóa đơn điện tử và click chọn Ký để xác nhận biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn đó.
Bước 5: Hộp thoại Hủy bỏ hóa đơn xuất hiện, click chọn Ký để xác nhận hủy hóa đơn.
Bước 6: Người dùng click chọn mục Xử lý hóa đơn ở phía trên cùng màn hình, nhấn chọn Quản lý hóa đơn sai sót để thực hiện việc gửi Thông báo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế. Màn hình làm việc lúc này sẽ hiển thị Danh sách thông báo hóa đơn sai sót cần gửi đi.
Bước 7: Người dùng tiến hành ham chiếu ở hàng chứa thông tin hóa đơn cần hủy, nhấn chọn biểu tượng Gửi (hình máy bay) tương ứng để gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế.
Lưu ý: Trong trường hợp, muốn điều chỉnh lý do hủy hóa đơn, người dùng sẽ thực hiện các bước sau đây:
Tại giao diện Danh sách thông báo hóa đơn sai sót, người dùng click chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây bút) tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh lý do.
Trên màn hình Lập thông báo hóa đơn sai sót, người dùng tiến hành điền lý do hủy vào ô Lý do trong phần Thông tin hóa đơn và click chọn Gửi thông báo để gửi lên Cơ quan Thuế.
Cách hủy hóa đơn điện tử VNPT đã phát hành
Với cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định pháp luật, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây.
Bước 1: Bạn lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn
Trên nội dung của Biên bản hủy bỏ hóa đơn cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý rằng biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.
Bước 2: Bạn tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập
Thao tác hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Theo đó, bạn cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
Tiếp đó, bạn lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp file này cho cơ quan thuế. Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
Bước 3: Bạn lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, quyết toán thuế đối với doanh nghiệp giải thể, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Nội dung phân biệt xóa đơn và hủy hóa đơn như sau:
Xóa bỏ hóa đơn: Là hóa đơn đã viết/ phát hành bị sai, cần lập biên bản hủy/điều chỉnh/ thu hồi hóa đơn.
Hủy hóa đơn: Là hóa đơn không dùng nữa, thông thường khi doanh nghiệp in hóa đơn nhưng thừa khi đóng cửa, sát nhập, v.v… cần lập biên bản hủy, có hội đồng, và gửi cơ quan thuế.
Khi bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ, bên bán phải lập hoá đơn để giao cho người mua. Nguyên tắc lập hoá đơn được thực hiện như sau:
– Bên bán phải lập hoá đơn có đầy đủ các nội dung của hoá đơn điện tử theo quy định.
– Hoá đơn điện tử phải được lập đúng định dạng, đúng các thông tin đã đăng ký.
– Trường hợp đơn vị sử dụng hoá đơn không có mã của cơ quan thuế thì việc lập hoá đơn điện tử khi bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ sẽ thực hiện theo thoả thuận giữa người bán và người mua trên cơ sở đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
– Tuân thủ quy định về thời điểm lập hoá đơn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: Thời điểm lập hoá đơn đối với trường hợp bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao tài sản không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Còn đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hoá đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
trong Luật Quản lý thuế năm 2019 được Quốc Hội khoá 14 thông qua không ngày 13 tháng 6 năm 2019 không còn quy định về hình thức hoá đơn đặt in hay tự in mà chỉ có quy định về hoá đơn điện tử tại Chương X.
Theo quy định tại Điều 151 Luật Quản lý thuế 2019, mặc dù Luật được Quốc hội thông qua từ tháng 6 năm 2019, có hiệu lực thi hành từ 01 tháng 7 năm 2020 nhưng xét thấy việc áp dụng đồng bộ hoá đơn điện tử còn cần thời gian phổ cập cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh và Cơ quan Thuế cũng phải chuẩn bị hoàn thiện cơ sở dữ liệu, cơ sở vật chất nên các quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được lùi hiệu lực thi hành 02 năm tức là tới ngày 01 tháng 7 năm 2022 mới phải áp dụng bắt buộc quy định này. Tuy nhiên, để chuẩn bị cho công tác chuyển đổi sang hoá đơn điện tử, Quốc hội vẫn khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng hoá đơn, chứng từ điện tử từ trước đó cho quen thuộc dần.
