Hiện nay, pháp luật quy định chuyển dùng hoá đơn giấy sang dùng hoá đơn điện tử. Đây là quy định mới mà nhiều người còn chưa nắm bắt được và khi thực hiện còn nhiều sai sót. Mời bạn đọc theo dõi bà viết dưới đây của Kế toán X hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử năm 2022.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu và thông điệp điện tử liên quan đến việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, quản lý và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được sẽ khởi tạo, lập và xử lý trên các hệ thống máy tính có tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên các thiết bị máy tính của các bên theo như quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử
Những điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, hiện có giao dịch điện tử với cơ quan thuế, giao dịch điện tử với ngân hàng
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử năm 2022
Các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Theo quy định tại thông tư 32, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị cần làm thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu và dải số hóa đơn đăng ký. Tuy nhiên, theo quy định mới tại thông tư 78, đơn vị chỉ cần đăng ký sử dụng theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm NĐ 123/2020/NĐ-CP).
Dù sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của CQT, đơn vị cũng cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ 2 trường hợp:
Trừ 02 trường hợp:
– (1) sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ;
– (2) tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế
Quy trình đăng ký cho từng trường hợp như sau:
Hướng dẫn quy trình, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123
Bước 1: Từ tháng 11/2021, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo đến từng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh để Thông báo về thời điểm thực hiện chuyển đổi và các đơn vị phải có có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế hoặc người nộp thuế có thể chủ động nộp tờ khai đăng ký sử dụng.
Bước 2: Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế – Hệ thống hóa đơn điện tử. Việc nộp tờ khai sẽ được thực hiện trực tuyến, NNT không cần nộp bản giấy trực tiếp cho Cơ quan thuế.
Bước 3: Ngay sau khi doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký, Cơ quan Thuế sẽ có phản hồi bằng Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT là tiếp nhận hoặc không tiếp nhận.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kế từ ngày nhận tờ khai đăng ký, cơ quan thuế sẽ phản hồi theo mẫu Thông báo 01/TB-ĐKTĐ là chấp nhận hay không chấp nhận. Cơ quan Thuế sẽ gừi thông báo đến email theo địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Vì vậy người nộp thuế cần rà soát kỹ địa chỉ email để nhận được các thông tin của Cơ quan Thuế.
Bước 4: Kể từ thời điểm Cơ quan Thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 123/2020/NĐ- CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC và phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn).
Đồng thời, người nộp thuế thực hiện hủy hóa đơn theo quy định, gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC và báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26/AC đến Cơ quan Thuế theo hình thức điện tử.
Thời gian phản hồi của cơ quan Thuế khi đăng ký hoá đơn điện tử
Sau khi gửi thông tin đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo qua Email của doanh nghiệp hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức trực tiếp đến cơ quan thuế thì chậm nhất trong 05 ngày làm việc cơ quan thuế sẽ gửi lại phản hồi cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật và phối hợp với cơ quan Thuế để tiến hành kết nối. Thời gian thực hiện kết nối trong 10 ngày làm việc.
Định kì hàng tháng, cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ và gửi thông báo về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn có mã theo quy định.
Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử không mã, định kì cơ quan thuế sẽ rà soát để thông báo doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, hủy hóa đơn giấy đã phát hành ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Kể từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ như sau:
“1. Nghị định này sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích các cơ quan, tổ chức và các cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về các hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Theo đó, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 01/07/2022.
Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.
Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng HĐĐT. để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng HĐĐT để kê khai thuế.: Nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung. cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao. nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên HĐĐT. không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải. có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn. vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
