Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022. Tuy nhiêu có nhiều doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn điện tử đang hoang mang về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp lăn tăn về việc có cần phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử không? Thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Do đó, chúng tôi xin hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Quy định mới về việc đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 1, Điều 16, Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (gồm cả trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Nếu doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức trực trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, theo Khoản 6, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán cần có trách nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với biên lai thu phí, lệ phí, theo Khoản 4, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng biên lai điện tử theo định dạng của cơ quan thuế thì tổ chức thực hiện chuyển đổi để áp dụng, đăng ký sử dụng, thông báo phát hành theo Điều 34, Điều 36 và Điều 38 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử được hướng dẫn Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ đăng ký
Theo Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Đối với trường hợp đăng ký sử dụng thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp đăng ký sử dụng trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về vấn đề tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Thời hạn giải quyết hồ sơ
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo điện tử bằng Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, nếu được chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.
Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử trực tiếp tại cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế
Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế.
Bước 2: Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB- ĐKĐT Phụ lục 1B ban hành kèm theo Nghị định 123 cho Doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó:
- Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123.
- Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
Bên cạnh đó, Nghị định 123 còn quy định một số nội dung như, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.
Đồng thời, theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.
Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên Mẫu số 01 Nghị định 123
Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (tại hoadonđientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.
Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.
Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT cỏ mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.
Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT.
Bước 5: Lựa chọn loại hỏa đơn sử dụng Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng.
Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).
Bước 8: Điển đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.
Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Theo Khoản 4, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính cuối năm..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp áp dụng từ ngày 01/07/2022.
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
– Đối với những hóa đơn điện. nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.
Hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);
– Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
– Mã của cơ quan thuế với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).
