Hướng dẫn nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Trong một số trường hợp, hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc cơ quan quản lý thuế sẽ hoàn trả lại tiền thừa hoặc thu không đúng, nếu cá nhân có đề nghị thanh toán. Vậy theo quy định, trường hợp nào cá nhân được hoàn thuế? Quy trình nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân online được xử lý ra làm sao?

Để giải đáp các thắc mắc trên mời bạn hãy cùng Kế toán X tìm hiểu qua bài viết sau nhé.

Căn cứ pháp lý

Thế nào là hoàn thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo Luật thuế thu nhập cá nhân quy định và các văn bản hướng dẫn ta có thể định nghĩa về hoàn thuế thu nhập cá nhân như sau:
Hoàn thuế thu nhập cá nhân là việc cá nhân nộp thuế được hoàn lại phần tiền sau khi đã nộp thuế thu nhập cá nhân thuộc một trong các trường hợp được hoàn thuế theo quy định và có yêu cầu hoàn trả gửi cơ quan Thuế. Cá nhân khi phát hiện đã đóng tiền thuế thu nhập cá nhân nhiều hơn số tiền phải nộp phải có đề nghị mới được hoàn thuế.

Trường hợp nào cá nhân được hoàn thuế?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 quy định về quản lý thuế và hoàn thuế như sau:
“2. Cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp sau đây:

a) Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;
b) Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;
c) Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Bên cạnh đó, theo Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định hoàn thuế như sau:

Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.
Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

Hướng dẫn nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Quy trình nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Sau khi có được tài khoản Thuế điện tử, bạn tiếp tục đển thao tác hoàn thuế theo hướng dẫn sau:
Hướng dẫn được thực hiện trên máy tính. Bạn có thể thao tác tương tự trên các dòng máy tính khác có cài đặt phần mềm đọc file XML.

Hướng dẫn nhanh

Vào địa chỉ đăng nhập trang Thuế điện tử, nhập MST, mã kiểm tra và nhấn Tiếp tục.
Nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập để vào trang Thuế điện tử.
Chọn Quyết toán thuế, chọn tiếp Kê khai trực tuyến.
Điền nội dung kê khai trực tuyến và chọn Tiếp tục.
Khai tờ khai quyết toán thuế và chọn Kết xuất XML.
Chọn Nộp tờ khai, nhập mã kiểm tra và nhấn Tiếp tục.
In tờ khai vừa kết xuất, kèm theo CMND, chứng từ khấu trừ thuế đến nộp tại Bộ phận một của của Cơ quan thuế đã nộp tờ khai online.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Bạn vào địa chỉ đăng nhập trang Thuế điện tử, nhập MST, mã kiểm tra và nhấn Tiếp tục.
Bước 2: Nhập mật khẩu và chọn Đăng nhập để truy cập vào trang Thuế điện tử.
Bước 3: Chọn vào mục Quyết toán thuế. Tiếp đó, chọn Kê khai trực tuyến để tiến hành kê khai thuế.
Bước 4: Điền thông tin tờ khai trực tuyến, gồm:

Tên người nộp thuế: điền họ tên của người tự quyết toán
Địa chỉ liên hệ: Nhập địa chỉ thường trú hoặc tạm trú
Điện thoại liên lạc: điền số điện thoại của người tự quyết toán

Địa chỉ email: điền email của người tự quyết toán
Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT92/2015)
Chọn cơ quan quyết toán: Tùy vào trường hợp của các bạn để tick chọn vào các mục bên dưới. Ví dụ trong bài này, mình chọn trường hợp cá nhân làm việc 2 nơi (có thay đổi nơi làm việc), đã khấu trừ thuế tại nguồn.
Sau khi nhập mã số thuế của cơ quan khẩu trừ tại nguồn, hệ thống sẽ tự động nhận diện cơ quan quyết toán.
Loại tờ khai: Tờ khai chính thức.
Năm kê khai: 2021, từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2021.
Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ xét giảm thuế đến cơ quan thuế nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp.
Bước 5: Nhấn Tiếp tục.
Bước 6: Khai tờ khai quyết toán thuế:
Từ [01] đến [06]: Hệ thống tự động nhập.
Từ [07] đến [08]: Chọn tỉnh, thành phố ở mục [08] trước, sau đó chọn quận huyện ở mục [07] (Địa chỉ thường trú)
Từ [09]: Điền số điện thoại của người nộp thuế (NTT) (Bắt buộc điền)
Từ [10]: Fax: Không bắt buộc
Từ [11]: Điền địa chỉ email của NNT. (Bắt buộc điền)
Từ [12]: Số tài khoản ngân hàng (nếu có). Không bắt buộc.
Từ [12a]: Mở tại: Ngân hàng mở tại đâu thì đánh vào đó.
Từ [13] đến [21]: Thông tin đại lý thuế (nếu không có thì bỏ qua).
[22]: Tổng thu nhập chịu thuế trong kỳ: [22] = [23] + [26]
[23]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).
Bạn có thể cộng tất cả các khoản tổng thu nhập chịu thuế đã trả tại mục 16 có trên chứng từ khấu trừ thuế của các công ty đã làm việc để ra được kết quả.
Trường hợp các công ty không trừ thuế TNCN, bạn sẽ cộng khoản tiền ở mục 16 trong chứng từ khẩu trừ thuế và khoản tiền Tổng thu nhập chịu thuế 2020 trong Thư xác nhận thu nhập 2020 sẽ ra kết quả.
Thu nhập phát sinh ở đâu thì cơ quan chi trả thu nhập xuất chứng từ cho cá nhân, cá nhân lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai.

Ví dụ: Trong năm 2020, Anh A làm công ty X từ tháng 1 đến tháng 4 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 100 triệu, làm công ty Y từ tháng 5 đến tháng 12 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 150 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, anh A sẽ nhập 250.000.000 triệu đồng.
[24]: Tổng TNCT làm căn cứ tính giảm thuế: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được do làm việc trong khu kinh tế; không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
[25]: Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
[26]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền).
[27]: Số người phụ thuộc: Tự động tính khi được kê khai. Trường hợp đã có đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế, bạn kéo xuống dưới cùng, nhấn vào 02-1/BK-QTT-TNCN để tiến hành kê khai.
Tại đây, bạn sẽ tiến hành kê khai những người đã đăng ký, bao gồm người đã có CMND/CCCD/Hộ chiếu và người chưa có CMND/CCCD/Hộ chiếu.
Sau khi kê khai xong, hệ thống sẽ tự động tính khấu trừ cho người phụ thuộc ở chỉ tiêu 30. Bạn kéo xuống dưới, nhấn vào Tờ khai để quay trở lại tờ khai ban đầu và điền các thông tin tiếp theo.
[28], [29], [30]: Hệ thống tự động tính.
[31]: Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: là các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn; người tàn tật; người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan Nhà nước (Không có thì không điền).
[32]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
[33]: Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá ba (03) triệu đồng/tháng (Không có thì không điền).
[34], [35], [36]: Hệ thống tự động tính.
[37]: Đã khấu trừ: Là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương; tiền công của cá nhân theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và tổng số thuế mà tổ chức; cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ; căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
[38]: Đã tạm nộp: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai và đã tạm nộp tại Việt Nam; căn cứ vào chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
[39]: Đã nộp ở nước ngoài được giảm trừ (nếu có): là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng; với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [35] x {[26]/([22] –[25])}x 100%.
[40]: Đã khấu trừ hoặc tạm nộp trùng do quyết toán vắt năm: là số thuế đã khấu trừ; đã nộp thực tế phát sinh trên chứng từ đã kê khai trên Tờ khai quyết toán thuế năm trước.
[41], [42]: Hệ thống tự động tính.
[43]: Tổng số thuế TNCN được giảm khác: là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ tính thuế trước.
[44], [45], [46]: Hệ thống tự động tính.
Nếu tại chỉ tiêu 44 hiển thị bằng 0, chỉ tiêu 45 là một khoản nhất định, thì bạn được hoàn thuế TNCN đã nộp dư tương ứng ở chỉ tiêu 45.
Ngược tại, thuế TNCN bạn đóng vẫn chưa đủ và cần phải nộp bù theo khoản phí hiển thị ở mục 44.
[47]: Số thuế hoàn trả vào tài khoản người nộp thuế: cá nhân có số thuế nộp thừa nếu muốn đề nghị hoàn trả thì phải nhập vào ô này, nếu không đề nghị hoàn trả thì không nhập.
[48]: Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác: cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt…) thì ghi vào chỉ tiêu này.
[49]: Hệ thống tự động tính.
Bước 7: Lúc này, các thông tin bạn điền đã đầy đủ, hệ thống sẽ tự động tính những mục còn lại. Bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lần nữa. Sau đó, kéo xuống dưới tick chọn ô “Tôi cam đoan số liệu…” và chọn Hoàn thành kê khai.
Bước 8: Kiểm tra xem thông tin tờ khai có đúng hay chưa. Sau đó, kéo xuống dưới và chọn Kết xuất XML. Tờ khai của bạn sẽ được lưu về máy.
Bước 9: Tiếp theo, bạn chọn Nộp tờ khai.
Bước 10: Nhập mã kiểm tra và nhấn Tiếp tục. Nếu thông tin đúng và đầy đủ, hệ thống sẽ thông báo nộp thành công.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân online “. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký hóa đơn điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, hạch toán thuế độc lập, nộp thuế tndn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc, đăng ký mã thuế số cho công ty, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833.102.102.

Mời bạn xem thêm:

Câu hỏi thường gặp

Khi nào phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ Điều 7 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được tính như sau:
Thuế thu nhập cá nhân phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân – Các khoản giảm trừ
Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân = Tổng thu nhập – Các khoản thu nhập được miễn thuế.
Căn cứ các công thức trên thì cá nhân chỉ phải nộp thuế khi có thu nhập tính thuế. Để xác định chính xác mình có phải nộp thuế hay không và nộp bao nhiêu thì người có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Giảm trừ gia cảnh đối với bản thân người nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
Giảm trừ gia cảnh đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.
Ngoài ra, người nộp thuế còn được tính giảm trừ các khoản đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện, đóng góp từ thiện, khuyến học, nhân đạo.
Như vậy, đối với cá nhân không có người phụ thuộc thì phải nộp thuế thu nhập cá nhân khi có tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công trên 11 triệu đồng/tháng (thu nhập này đã trừ các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc và các khoản đóng góp khác như từ thiện, nhân đạo,…).

Khi nào bị thu thuế thu nhập bất thường?

Căn cứ điểm i, khoản 1, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, thuế thu nhập bất thường (TNBT) là khoản thuế mà người lao động phải trả trong các trường hợp sau: Người lao động không ký hợp đồng lao động với các tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao,… Người lao động ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, có tổng mức trả thu nhập từ 2 triệu đồng/ lần trở lên.
Như vậy, các trường hợp ký hợp đồng thử việc 2 tháng, sau 2 tháng không ký tiếp hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng cộng tác viên bị tạm thu thuế TNBT là đúng quy định của pháp luật.

Sau bao lâu nhận được tiền hoàn thuế TNCN?

Về thời gian nhận được tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân, căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 58, Thông tư số 156/2013/TT-BTC, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN trong 6 ngày làm việc.