Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022

Khi tiến hành lập hoá đơn đôi khi cũng sẽ găp phải những sai sót không thể tránh khỏi.Vậy có được phép huỷ hoá đơn điện tử hay không? Phương pháp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành ra sao? Đây là thắc mắc của rất nhiều người khi muốn hủy hóa đơn đã phát hành. Trong bài viết hôm nay, Kế toán X sẽ hướng dẫn bạn  hủy hóa đơn điện tử đã phát hành cực đơn giản. Hãy tham khảo nhé!

Căn cứ pháp lý

Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Hủy hóa đơn là gì?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Quy định tại Khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng.

Huỷ hoá đơn và tiêu huỷ hoá đơn là hai khái niệm khác nhau vì vậy cần chú ý để tránh nhầm lẫn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.

Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?

Kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

•  Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
•  Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022

Các bước hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice

Bước 1: Truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice chọn hóa đơn cần hủy

Thực hiện truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, Chọn mục “Sử dụng hóa đơn” lựa chọn => “Danh sách hóa đơn điện tử”.

Để tìm nhanh hóa đơn cần hủy bạn nhập mã số hóa đơn hoặc các thông tin như tên đối tác, ngày hóa đơn vào ô tương ứng rồi click vào ô “Tìm kiếm”

Bước 2: Xử lý hóa đơn cần hủy

Trong mục danh sách hóa đơn điện tử mở mục hóa đơn điện tử có thông tin bị sai, sau đó chọn “Xử lý hóa đơn”.

Bạn muốn hủy bỏ hóa đơn thì tích vào mục “Xóa bỏ”, sau đó nhập vào lý do xóa bỏ và nhập ngày xóa bỏ vào ô “Ngày xóa bỏ”. Cuối cùng chọn mục “Xử lý” để hoàn tất.

Bước 3: Lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh

Trong mục xử lý hóa đơn tích chọn mục “Thay thế” nếu muốn thay thế hóa đơn, hoặc chọn “Điều chỉnh” nếu muốn điều chỉnh hóa đơn.

Sau khi tích chọn rồi click vào ô “Xử lý”. Màn hình hóa đơn thay thế sẽ hiện ra ngay sau đó, thông tin trên hóa đơn gốc sẽ được tự động đưa vào hóa đơn điều chỉnh. 

Kế toán sẽ tiến hành thực hiện các nội dung cần sửa đổi trên hóa đơn ví dụ như hàng hóa dịch vụ, số lượng hàng hóa, số tiền… 

Sau khi chỉnh sửa hoàn chọn “Ghi” và thực hiện xuất hóa đơn, ký số như hóa đơn thông thường. Thông báo mới sẽ tự động hiện ra với nội dung: “Tạo hóa đơn mới thành công”.

Sau khi hoàn tất các bước vào lại menu tại mục “Sử dụng hóa đơn” chọn “Danh sách biên bản hóa đơn” để xem, tải hoặc in biên bản gửi cho khách hàng “Biên bản thu hồi hóa đơn”. 

Như vậy bạn đã vừa có thể thực hiện hủy hóa đơn vừ thực hiện lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh một cách dễ dàng thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Các bước hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm iHOADON

Để hủy hóa đơn trên phần mềm iHOADON, đơn vị cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm, tại trang chủ iHOADON, chọn mục xử lý hóa đơn

Bước 2: Tại mục xử lý hóa đơn, chọn hóa đơn cần hủy. Sau đó chọn mục: Hủy hóa đơn.

Trường hợp có nhiều hóa đơn, người nộp thuế có thể tìm kiếm tại ô tìm kiếm bằng cách nhập mã hóa đơn hoặc mã số thuế.

Bước 3: Tại giao diện thao tác xử lý hóa đơn, chọn mục Hủy bỏ hóa đơn.

Sau đó điền ngày hủy bỏ và lý do hủy bỏ. Trường hợp muốn thông báo hủy bỏ hóa đơn cho khách hàng, đơn vị có thể điền thêm email khách hàng tại mục: Địa chỉ email gửi đi. Đồng thời, ấn dấu tích vào mục: Thông báo hủy bỏ hóa đơn cho khách hàng.

Bước 4: Sau đó, người nộp thuế cần ấn vào mục Hủy hóa đơn để hủy hóa đơn cần hủy.

Lưu ý: đơn vị cần ký điện tử khi hủy hóa đơn.

Bước 5: Sau khi hủy hóa đơn thành công, đơn vị trở lại giao diện Xử lý hóa đơn, lập thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT bằng cách tích chọn hóa đơn vừa hủy, sau đó chọn mục Báo cơ quan thuế hóa đơn sai.

Bước 6: Các thông tin liên quan tới hóa đơn đã hủy sẽ được tự động cập nhật, người nộp thuế chỉ cần điền tính chất thông báo và lý do:

– Tính chất thông báo: Chọn mũi tên, chọn mục Hủy

– Lý do: Điền lý do hủy hóa đơn.

Bước 7: Chọn Gửi thông báo cho cơ quan thuế để hoàn tất việc hủy hóa đơn đã xuất.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế, phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp