Hướng dẫn đăng ký tạo chữ ký số năm 2022

Nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để thuận tiện trong giao dịch và quản lý văn bản, thực hiện các thủ tục trực tuyến như kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, đăng ký kinh doanh,…. Kế toán X nhận được rất nhiều câu hỏi về việc đăng ký tạo chữ ký số. Vì vậy trong bài viết dưới đây, Kế toán X mời các bạn đọc bài viết Hướng dẫn đăng ký tạo chữ ký số năm 2022 để hiểu rõ hơn về đăng ký tạo chữ ký số nhé

Căn cứ pháp lý

• Luật giao dịch điện tử
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP

Chữ ký số là gì?

Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số (Token) là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp/cá nhân dùng thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Chữ ký số dành cho các tổ chức, doanh nghiệp là chữ ký trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, chữ ký số doanh nghiệp được coi như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, an toàn cho các hoạt động giao dịch qua Internet. Bên cạnh đó, trong Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận con dấu của doanh nghiệp được tồn tại dưới 2 hình thức. Cụ thể: Con dấu của doanh nghiệp được làm ở cơ sở khắc dấu và dấu của doanh nghiệp dưới hình thức của chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định đã chính thức công nhận chữ ký số là con dấu của doanh nghiệp.

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản: word, excel, pdf…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định chủ của dữ liệu đó. Hiện nay chữ ký số được coi như con dấu điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, chữ ký số không những chỉ dùng trong việc kê khai thuế, mà người sử dụng còn có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch điện tử với mọi tổ chức và cá nhân khác.

Về phần thông tin có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp sẽ bao gồm:

• Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
• Số hiệu của chứng thư số (số seri)
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số (Ví du: VNPT-CA)
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số
• Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

Chữ ký số cá nhân và chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số cá nhân 

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong trường hợp:

• Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: Hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn…
• Tham gia các giao dịch trực tuyến: Kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến…

Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số. Chứng thư số cá nhân có tác dụng xác thực danh tính của người ký, có giá trị tương đương với chứng minh thư/căn cước công dân của mỗi người để giải quyết các vấn đề giao dịch của cá nhân trong môi trường Internet.

Nội dung thể hiện trên chữ ký số cá nhân bao gồm:

• Tên của cá nhân là chủ thể chứng thư số đó
• Tên của công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số.

Chữ ký số doanh nghiệp 

Chữ ký số doanh nghiệp là một thiết bị chứa các dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, dùng để xác nhận thay cho chữ ký của doanh nghiệp đó trên các loại văn bản và tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Về phần thông tin có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp sẽ bao gồm:

• Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
• Số hiệu của chứng thư số (số seri)
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số (Ví du: VNPT-CA)
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số
• Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là hoạt động kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật. Giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp là một trong những điều kiện bắt buộc mà tổ chức kinh tế cần phải đáp ứng được.

Về mặt chủ thể: Là doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam.

Về điều kiện tài chính:

– Ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam không dưới 05 (năm) tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và các khoản đền bù có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ do lỗi của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và thanh toán chi phí tiếp nhận và duy trì cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi giấy phép.

– Nộp phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ (trong trường hợp cấp lại giấy phép).

Điều kiện về nhân sự:

– Doanh nghiệp phải có nhân sự chịu trách nhiệm: Quản trị hệ thống, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống.

– Nhân sự quy định tại điểm a khoản này phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.

Điều kiện về kỹ thuật:

Thiết lập hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo các yêu cầu sau:

• Lưu trữ đầy đủ, chính xác và cập nhật thông tin của thuê bao phục vụ việc cấp chứng thư số trong suốt thời gian chứng thư số có hiệu lực;
• Lưu trữ đầy đủ, chính xác, cập nhật danh sách các chứng thư số có hiệu lực, đang tạm dừng và đã hết hiệu lực và cho phép và hướng dẫn người sử dụng Internet truy nhập trực tuyến 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần;
• Đảm bảo tạo cặp khóa chỉ cho phép mỗi cặp khóa được tạo ra ngẫu nhiên và đúng một lần duy nhất; có tính năng đảm bảo khóa bí mật không bị phát hiện khi có khóa công khai tương ứng;
• Có tính năng cảnh báo, ngăn chặn và phát hiện truy nhập bất hợp pháp trên môi trường mạng;
• Được thiết kế theo xu hướng giảm thiểu tối đa sự tiếp xúc trực tiếp với môi trường Internet;
• Hệ thống phân phối khóa cho thuê bao phải đảm bảo sự toàn vẹn và bảo mật của cặp khóa. Trong trường hợp phân phối khóa thông qua môi trường mạng máy tính thì hệ thống phân phối khóa phải sử dụng các giao thức bảo mật đảm bảo không lộ thông tin trên đường truyền.
• Có phương án kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu đảm bảo an toàn hệ thống thông tin và các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực;
• Có các phương án kiểm soát sự ra vào trụ sở, quyền truy nhập hệ thống, quyền ra vào nơi đặt thiết bị phục vụ việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
• Có các phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục khi có sự cố xảy ra;
• Có phương án cung cấp trực tuyến thông tin thuê bao cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, phục vụ công tác quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số;
• Toàn bộ hệ thống thiết bị sử dụng để cung cấp dịch vụ đặt tại Việt Nam;
• Có trụ sở, nơi đặt máy móc, thiết bị phù hợp với yêu cầu của pháp luật về phòng, chống cháy, nổ; có khả năng chống chịu lũ, lụt, động đất, nhiễu điện từ, sự xâm nhập bất hợp pháp của con người;
• Có quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng đến cơ quan có thẩm quyền là Bộ Thông tin và Truyền thông. Thời hạn thẩm tra hồ sơ và cấp phép là 50 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Hướng dẫn đăng ký tạo chữ ký số năm 2022

Đối với các doanh nghiệp mới, việc sử dụng chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi, bởi nó giải quyết được nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Vậy để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký nhất định.

Một bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:

• Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
•  Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
• Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).

Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ trên thì bạn nộp tại cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như Viettel, VNPT,… Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.

Chỉ với 3 giấy tờ nêu trên, các tổ chức, doanh nghiệp đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, Quý khách hàng cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.

Hiện tại, chữ ký số được mã hóa vào một thiết bị như một chiếc USB- thiết bị phần cứng để tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật thông tin dữ liệu. Chữ ký số này được bảo mật bằng mã Pin riêng.

– Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số có thể sử dụng của các nhà cung cấp như: Bkav, VNPT, Viettel, FPT,… tùy vào yêu cầu cũng như tài chính của doanh nghiệp.

– Hướng dẫn cách thức sử dụng chữ ký số:

Bước 1: Cài đặt chữ ký số vào cấu hình trên máy tính

Bước 2: Đổi tên PKI Token và nhập tên mới (lưu ý không sử dụng Tiếng Việt)

Bước 3: Thay đổi mã PIN

Bước 4: Xem thông tin chữ ký số và kiểm tra hệ điều hành windows có nhận USB Token

Bước 5: Ký điện tử vào văn bản.

Bước 6: Thực hiện các giao dịch điện bằng chữ ký số đã tạo.

Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế qua mạng nộp thuế

(1) Cắm USB Token vào máy tính và Truy cập trực tiếp qua mạng vào hệ thống: https://thuedientu.gdt.gov.vn

(2) Đăng nhập tài khoản vào hệ thống có đăng ký chữ ký số 

Gồm 3 dạng Tài khoản đăng nhập (TK chữ ký số – Token):

• MST: Là tài khoản để nộp các tờ khai (Không nộp được Tiền thuế)
• MST-NT: Là tài khoản để nộp tiền thuế (Không nộp được Tờ khai)
• MST-QL: Là tài khoản quản lý 2 tài khoản trên, có thể cấp quyền cho 2 tài khoản trên và cũng nộp được tờ khai + tiền thuế.

Tên đăng nhập có 2 cách:

– Trường hợp người sử dụng đã có mật khẩu của hệ thống Nộp thuế điện tử đã sử dụng trước đó (ví dụ mật khẩu là: TC@ab445) tại website nopthue.gdt.gov.vn, người sử dụng đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST-QL (ví dụ: 0100231226-QL), nhập mật khẩu (là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống Nộp thuế điện tử đã có: TC@ab445) để sử dụng tất cả các dịch vụ: Khai thuế, Hoàn thuế, Nộp thuế, Tra cứu, Quản lý và phân quyền tài khoản, Hỏi đáp.
Từ tài khoản này, tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, người sử dụng có thể tạo, phân quyền cho các tài khoản phụ (phân quyền cho cán bộ quản lý theo chức năng). Cách thức phân quyền chi tiết quý vị có thể xem và tải tại phần hướng dẫn sử dụng ứng dụng.

– Trường hợp người sử dụng có mật khẩu của hệ thống Khai thuế điện tử đã sử dụng trước đó tại website nhantokhai.gdt.gov.vn (ví dụ mật khẩu là: TC$ab445), người sử dụng đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST (ví dụ: 0100231226), nhập mật khẩu (là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống Khai thuế điện tử đã có là: TC$ab445) để sử dụng dịch vụ: Khai thuế, Hoàn thuế, Tra cứu, Hỏi đáp.
Đối với doanh nghiệp lần đầu tiên đăng ký giao dịch điện tử với Cơ quan thuế, thực hiện đăng ký sử dụng dịch vụ trên hệ thống eTax tại chức năng Đăng ký

Trường hợp chưa có tài khoản thì người dùng sử dụng chữ ký số đăng ký tài khoản.

VD: Chọn mục “DOANH NGHIỆP” và điền đầy đủ thông tin truy cập vào hệ thống 

(3) Tiến hành sử dụng chữ ký số để kê khai thuế điện tử

• Chọn “KHAI THUẾ” & tiếp tục chọn ô phía dưới “NỘP TỜ KHAI XML” 
• Nhấn ô “CHỌN TỆP TỜ KHAI”
• Hiển thị file tờ khai cần nộp có lưu trong máy tính & ấn “OPEN”. Chọn ” KÝ ĐIỆN TỬ”

(4) Hiển thị ô cửa sổ nhập mã PIN của USB Token, nhập mã PIN Chữ ký số, sau đó bấm “Login”. Nhận hiển thị thông báo “Ký tệp tờ khai thành công!”, chọn OK.  Cuối cùng sau khi ký thành công, chọn tiếp “NỘP TỜ KHAI” như trên hoàn thành việc việc đăng ký chữ ký số để kê khai thuế. Hển thị danh sách tờ khai XML đã nộp thành công tới cơ quan Thuế.

Dịch vụ đăng ký tạo chữ ký số của Kế toán X

Hiện nay, chữ ký số chính là một giải pháp bắt buộc, tất cả các doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch qua mạng như: nộp báo cáo thuế, nộp tiền thuế, khai báo Hải Quan điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử,… nhằm đảm bảo an toàn thông tin, tính pháp lý cho doanh nghiệp và thuận tiện cho việc quản lý của Cơ quan nhà nước. Nhằm phục vụ cho việc đăng ký, sử dụng chữ ký số trở nên dễ dàng hơn. Kế toán X xin giới thiệu dịch vụ đăng ký tạo chữ ký số của Kế toán X

Khi sử dụng dịch vụ của kế toán X sẽ có những ưu điểm sau:

Dịch vụ chính xác, nhanh gọn:

Với đội ngũ tư vấn và các chuyên viên tư vấn nhiều năm trong lĩnh vực doanh nghiệp; cũng như hỗ trợ khách hàng. Khi sử dụng dịch vụ khách hàng có thể yên tâm hoàn toàn về thủ tục pháp lý sau khi được thực hiện. Đỗi ngũ tư vấn chuyên nghiệp, nhiệt tình trong quá trình làm việc.

Đúng thời hạn: Với phương châm “Đưa Luật sư đến ngay tầm tay bạn“; chũng tôi đảm bảo dịch vụ luôn được thực hiện đúng thời hạn. Quyền và lợi ích của khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu.

Bảo mật thông tin hách hàng: Mọi thông tin cá nhân của khách hàng kế toán X sẽ bảo mật 100%.

Chi phí: Chi phí dịch vụ của kế toán X có tính cạnh tranh cao; tùy vào tính chất vụ việc cụ thể. Mong muốn khách có thể trải nghiệm dịch vụ một cách tốt nhất. Chi phí đảm bảo phù hợp, tiết kiệm nhất đối với khách hàng.

Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline dưới đây nhé

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn đăng ký tạo chữ ký số năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, tự đăng ký mã số thuế cá nhân online, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, mã tra cứu hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp