Có rất nhiều trường hợp thắc mắc không biết có bắt buộc phải huỷ bỏ hoá đơn hay không. Và cần phải huỷ bỏ hoá đơn trong những trường hợp nào? Pháp luật quy định trình tự huỷ bỏ hoá đơn như thế nào? Để tìm hiểu rõ hơn về việc huỷ bỏ hoá đơn, mời bạn đọc tham khảo bài viết “Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành” dưới đây của Kế Toán X.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Hoá đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử hay còn được gọi là E-invoice được hiểu là chứng từ kế toán gồm các thông tin về bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử – tức là các thông tin về việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ đó sẽ được mã hoá thành các ký tự, ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh được khởi tạo, lưu trữ và truyền đi thông qua các thiết bị điện tử (như máy tính, máy in, máy scan, điện thoại,…) theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Nếu như trước đây, khi sử dụng hoá đơn giấy (hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in) người bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ sẽ ghi thông tin trực tiếp trên hoá đơn giấy, ký đóng dấu của người bán thì với hoá đơn điện tử, người bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ muốn xuất hoá đơn cho khách hàng sẽ phải nhập dữ liệu thông qua máy tính sau đó ký bằng thiết bị gọi là chữ ký số (token). Dưới đây là hình minh hoa về hoá đơn giấy và hoá đơn điện tử:
Nội dung của hoá đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hoá đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung sau:
– Tên hoá đơn theo từng loại như: hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, tem, vé điện tử. Lưu ý: Tên của hoá đơn phải được viết in hoa như ví dụ về hình ảnh hoá đơn giá trị gia tăng tại mục số 1.
- Ký hiệu, mẫu số, tên liên hoá đơn – Thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Số hoá đơn. Cách đánh số hoá đơn được hướng dẫn chi tiết tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cụ thể: Số hoá đơn được các đơn vị nhập bằng chữ số Ả-rập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu, mẫu số hoá đơn. Số hoá đơn đầu tiên có thể bắt đầu từ ngày đầu tiên sử dụng hoá đơn và kết thúc vào ngày cuối cùng của năm dương lịch (ngày 31/12). Theo quy định này, số hoá đơn tối đa có thể lên tới số 99 999 999.
*Lưu ý: Nếu đơn vị không đánh số hoá đơn theo nguyên tắc trên thì phải đảm bảo các hoá đơn điện tử mà đơn vị lập phải theo nguyên tắc tăng dần và kiểm soát chặt chẽ mỗi số hoá đơn được lập là duy nhất và tối đa là 08 chữ số.
Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn là gì?
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thi không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định này. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định này.
Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định này.
Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định này.
Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành năm 2022
Trình tự thực hiện hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng
Để thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng, người nộp thuế phải tiến hành gửi thư điện tử cho Cơ quan Thuế. Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử còn tồn bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu TB03/AC)
- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC)
Lưu ý:
- Sau khi được Cơ quan Thuế chấp nhận yêu cầu, hồ sơ hủy hóa đơn sẽ được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn.
- Tuy nhiên, đối với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, một bản lưu tại đơn vị, bản còn lại sẽ được lưu tại Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trong thời gian chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 151 Luật quản lý thuế 2019 thì các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử trong Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022 đồng thời cũng khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 01/7/2022.
Và nội dung này được cụ thể tại Điều 59, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Cơ sở kinh doanh thuộc trường hợp không bắt buôc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022 nếu đáp ứng các điều kiện gồm:
(i) Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022; và
(ii) Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.
Cơ sở kinh doanh thuộc trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử này sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in,… thì phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn để cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh này để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
