Theo quy định mới về hoá đơn chứng từ do Bộ tài chính ban hành có quy định về thời gian sử dụng hoá đơn điện từ. Theo thời gian quy định này thì phải huỷ bỏ hoá đơn giấy để chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn giấy theo quy định.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Căn cứ pháp lý về việc bắt buộc hủy hóa đơn giấy và ngưng sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ pháp lý theo quy định tại Khoản 3, Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
“ Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này”.
Do vậy, theo quy định nêu trên, kể từ thời điểm doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC mà được cơ quan thuế chấp nhận thì doanh nghiệp sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ (theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP) và phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn nếu có.
Hướng dẫn cách hủy hóa đơn giấy năm 2022
Thời hạn hủy hóa đơn giấy
Căn cứ thực hiện theo điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, quy định như sau:
1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Các bước hủy hóa đơn giấy còn tồn
Theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, việc tiêu hủy hóa đơn giấy theo mẫu cũ còn tồn lại của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn giấy
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn giấy bao gồm
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Chú ý:
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế:
- Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in
Hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”
Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.
Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
- Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
- Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định sau:
“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn cách hủy hóa đơn giấy năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn chưa sử dụng. Đối với hộ cá nhân kinh doanh thì cần cần có giấy quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn điện tử.
Bảng kiểm kê chi tiết bao gồm các nội dung: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy (ghi rõ từ số … đến số … hoặc kê chi tiết nếu số hóa đơn chưa dùng đến không theo thứ tự liên tục).
Biên bản hủy hóa đơn
Thông báo kết quả hủy hóa đơn với các nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy, lý do hủy hóa đơn, ngày giờ hủy hóa đơn và phương pháp hủy hóa đơn theo mẫu.
Tại Điều 27, Nghị định 123 có quy định thủ tục hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng và hóa đơn điện tử chưa sử dụng. Doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn sau:
Lập bảng kiểm kê hóa đơn giấy chưa sử dụng và hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 còn tồn.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thành lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chưa sử dụng phải có đại diện lãnh đạo và đại diện của bộ phận kế toán. Hộ cá nhân kinh doanh không phải lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn khi hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Khi gửi Thông báo hiệu quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03 / AC đến cơ quan thuế, doanh nghiệp cần phải ghi không thiếu thông tin tại chỉ tiêu “ Phương pháp hủy hóa đơn ”. Mời những bạn tìm hiểu thêm những giải pháp hủy hóa đơn điện tử như sau :
– Đối với hóa đơn giấy, ghi: cắt góc
– Đối với hóa đơn điện tử theo quy đinh trước đây, ghi: hủy điện tử
– Đối với hóa đơn tự in, ghi: hủy trên phần mềm
