Sử dụng hóa đơn điện tử đơn vị phát hành tránh được nhiều sai sót so với sử dụng hóa đơn giấy, tuy nhiên nếu bạn cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành thì phải làm thế nào? Trong bài viết hôm nay, Kế toán X sẽ cùng các bạn sẽ tìm hiểu cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hủy hóa đơn là gì?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có các quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng.
Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử năm 2022
Quy định về việc hủy hóa đơn theo Thông tư 78, Nghị định 123
Theo quy định tại nghị định 123, Người nộp thuế cần thực hiện hủy hóa đơn trong 2 trường hợp:
Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
Trường hợp người nộp thuế đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người nộp thuế có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi CQT. CQT sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.
Hóa đơn điện tử có sai sót thì phải xử lý như thế nào?
Căn cứ Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế năm 2022
Căn cứ nội dung hướng dẫn tiến hành triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kế toán cần đặc biệt quan trọng lưu ý với quy định xử lý hủy, trấn áp và điều chỉnh và thay thế so với hóa đơn điện tử đã lập như sau:
Trường hợp 1: so với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo như hình thức là thay thế hoặc trấn áp và điều chỉnh dựa vào quy định của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong trường hợp này, bên bán tốt lựa chọn sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA phát hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để tiến hành thông tin trấn áp và điều chỉnh cho từng hóa đơn sai sót hoặc tiến hành thông tin trấn áp và điều chỉnh với nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó, tiến hành gửi thông tin đến cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT với thời hạn chậm nhất là ngày ở đầu cuối của kỳ kê khai thuế giá trị ngày càng tăng phát sinh hóa đơn điện tử trấn áp và điều chỉnh.
Trường hợp 2: người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc phục vụ nhu yếu thành phầm/dịch vụ theo quy định của Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng tiếp sau đó, có phát sinh hủy hoặc không phục vụ nhu yếu dịch vụ nữa.
Khi gặp trường hợp này, bên bán cần tiến hành hủy hóa đơn đã lập và tiến hành thông tin đến cơ quan thuế Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA phát hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn.
Trường hợp 3: hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và tiến hành thay thế theo quy định nhưng vẫn tiếp tục phát hiện có sai sót. Khi đó, kế toán cần tiến hành xử lý sai sót như lần đầu tiến hành.
Trường hợp 4: so với những hóa đơn điện tử đã lập nhưng không tồn tại ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hay số hóa đơn sai sót thì bên xuất bán chỉ việc tiến hành trấn áp và điều chỉnh mà không cần hủy hay thay thế.
Bên cạnh đó, với những trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì kế toán chỉ việc tiến hành trấn áp và điều chỉnh tăng hoặc giảm theo như đúng thực tiễn trấn áp và điều chỉnh.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đăng ký hóa đơn điện tử, bảo hiểm cho người lao động, khôi phục mã số thuế doanh nghiệp bị khóa, khôi phụ mã số thuế doanh nghiệp bị khóa do không hoạt động tại trụ sở, chốt thuế chuyển quận, mẫu công văn xin chốt thuế chuyển quận.… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành năm 2022
- Hướng dẫn kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử 2022
- Quy định về thời gian thông báo phát hành hóa đơn điện tử 2022
Câu hỏi thường gặp
Theo Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Có hiệu lực từ 01/07/2022) quy định về tiêu hủy hóa đơn, chứng từ như sau:
– Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
– Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Căn cứ Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng như sau:
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.
2. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.
3. Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định này trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.
