Khi sử dụng hóa đơn điện tử, vấn đề sai sót về địa chỉ là không thể tránh khỏi. Các công ty không thể tránh khỏi những sai sót hoặc những sự cố không mong muốn khi khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử sai địa chỉ là một trong những sai lầm cơ bản và dễ mắc phải. Làm thế nào để xử lý hóa đơn điện tử sai một cách nhanh chóng và hợp pháp? Bài viết dưới đây của Kế toán X đưa ra giải pháp giúp bạn giải quyết vấn đề này theo đúng quy định pháp luật. Mời bạn đọc đón xem bài viết: “Hóa đơn điện tử sai địa chỉ thì làm thế nào?”.
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ
Hoá đơn điện tử bị sai địa chỉ được chia ra thành các trường hợp và hướng giải quyết khác nhau.
Chưa gửi cho khách hàng: Những hóa đơn điện tử có lỗi sai địa chỉ mà chưa kịp gửi khách hàng thì có thể giải quyết đơn giản.
Doanh nghiệp có thể huỷ bản hoá đơn điện tử lỗi này và ghi rõ lý do huỷ trên phần mềm hoá đơn điện tử mà công ty/doanh nghiệp đang sử dụng. Sau khi đã huỷ, doanh nghiệp tiến hành lập lại một hoá đơn mới mà không cần phải thông báo cho khách hàng.
Đã gửi cho khách hàng: Với những hóa đơn đã gửi cho khách hàng lại chia ra thành 2 trường hợp:
- Chưa kê khai thuế: Doanh nghiệp ngay lập tức lập biên bản huỷ hoá đơn và thông báo cho bên mua. Sau khi khách hàng đã nắm rõ thì lập hoá đơn điện tử mới và gửi cho khách hàng.
- Đã kê khai thuế: Hoá đơn đã kê khai thuế thì giải quyết sẽ phức tạp hơn một chút. Doanh nghiệp cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh và sau đó xuất hoá đơn điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh phải có đầy đủ chữ ký của hai bên. Ngày tháng, nội dung điều chỉnh phải rõ ràng và chi tiết.
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ thì làm thế nào?
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ và người bán chưa gửi cho người mua
Đối với trường hợp này, bên bán (bên lập hóa đơn) cần thực hiện như sau:
- Lập thông báo hủy hóa đơn điện tử và gửi cho Cơ quan Thuế
- Tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo có đầy đủ ký số, ký điện tử, gửi tới cơ quan Thuế để được cấp mã mới.
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ và người bán đã gửi cho người mua
Trong trường hợp này, bên bán cần xử lý như sau:
- Bên bán gửi thông báo cho bên mua về hóa đơn điện tử sai địa chỉ.
- Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử rồi gửi tới Cơ quan Thuế và không phải lập hóa đơn mới.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ được lập trong trường hợp nào
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập khi kế toán (người trực tiếp lập hóa đơn có chứa sai sót) gặp phải một trong những trường hợp sau:
Trường hợp 1: Hàng hóa chưa được giao cho bên mua
Trường hợp lập hóa đơn điện tử sai địa chỉ bên mua và đã được gửi cho bên mua, nhưng hàng hóa chưa được chuyển giao. Ở trường hợp này, kế toán công ty cần xử lý theo các bước sau:
- Bước 1: Cả bên bán và bên mua cùng xác nhận sai sót trên của bên bán; sau đó cả hai cùng tiến hành hủy hóa đơn điện tử chứa sai sót. Hóa đơn điện tử sai sẽ được bên bán lưu trữ lại theo quy định.
- Bước 2: Sau khi cả bên bán và bên mua xác nhận việc hủy bỏ hóa đơn sai sót thì bên bán sẽ lập hóa đơn mới.
Lưu ý: trên hóa đơn điện tử mới lập để thay thế cho hóa đơn cũ chứa sai sót thì trên hóa đơn mới vẫn phải ghi chú đầy đủ rằng đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn bao nhiêu, ngày tháng năm nào.
Trường hợp 2: Hàng hóa đã được giao cho bên mua
Trường hợp này, hóa đơn điện tử sai địa chỉ bên mua nhưng hàng hóa đã được chuyển giao cho bên mua, thì sẽ xử lý theo các bước sau:
- Bước 1: Bên bán tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Bước 2: Cả bên bán và bên mua đều thực hiện ký và đóng dấu xác nhận vào biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Bước 3: Cả hai bên kê khai lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
Kết luận: Có thể thấy rằng, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ được lập khi kế toán ở trong trường hợp 2. Kế toán cần đảm bảo việc lập biên bản theo đúng trình tự và theo mẫu đã được ban hành kèm theo thông tư của bộ tài chính. Theo đó, phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân của cả bên bán và bên mua.
Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử như thế nào?
Tại Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:
1. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
3. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.
4. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.
Mời bạn xem thêm:
- Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất năm 2022
- Hướng dẫn xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử năm 2022
- Một số quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới năm 2022
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết tư vấn về “Hóa đơn điện tử sai địa chỉ thì làm thế nào?”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới báo cáo thuế hàng quý hoặc hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính, năm thì hãy liên hệ ngay tới Kế toán X để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Liên hệ hotline: 0833102102
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong trường hợp đối với hóa đơn điện tử như sau:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
