Quyết toán thuế là một công việc phức tạp mà kế toán phải làm mỗi khi đến thời hạn quyết toán. Việc chuẩn bị hồ sơ khai quyết toán thuế là vô cùng quan trọng, việc chuẩn bị thiếu hoặc sai sót hồ sơ sẽ gây rắc rối cho doanh nghiệp. Việc nắm chắc hồ sơ khai quyết toán thuế gồm những gì là điều cần thiết. Vậy, Hồ sơ khai quyết toán thuế gồm những gì? Hãy theo dõi bài viết của Kế toán X dưới đây nhé.
Căn cứ pháp lý
- Luật quản lý thuế 2019
Bộ hồ sơ khai quyết toán thuế gồm những gì?
Sổ kế toán File Excel
– Kết xuất tất cả sổ cái từ loại 1 đến loại 9, Cân đối phát sinh…
Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài in sổ cái.
- Sổ chi tiết TK 112: Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.
- Sổ chi tiết TK 131/331: Chi tiết từng đối tượng phải thu/phải trả
- Sổ chi tiết 138/338: Chi tiết từng đối tượng phải thu/phải trả khác (nếu có)
- Sổ chi tiết 141: Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
- Sổ chi tiết 154: 1541/1542/1543… (nếu có)
- Sổ chi tiết 333: 33311/3334/3335/3338…
– In toàn bộ những sổ sách ra và đóng quyển
Hồ sơ thuế Giá trị gia tăng
– Sắp xếp hóa đơn Giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai và đối chiếu sổ 133, 333 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Chênh lệch ở đâu thì lập file word giải trình sẵn.
– Lọc tất cả những hóa đơn đơn > 20 triệu, ghi chú ngày thanh toán và số tiền cần thanh toán. Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để được khấu trừ thuế Giá trị gia tăng chưa? như UNC chuyển khoản? Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm.
Bộ báo cáo quyết toán thu nhập doanh nghiệp + BCTC năm thanh kiểm tra
– In bản mềm 01 bản lưu trữ sổ sách
– In 01 bản gửi cán bộ thuế
– Bao gồm: Quyết toán thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân, báo cáo tài chính các năm
Bộ hồ sơ thuế thu nhập doanh nghiệp
– Hợp đồng lao động kẹp chứng minh thư
– Bảng chấm công đầy đủ
– Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động
– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân đầy đủ
– Ký tá đầy đủ
– Các khoản phụ cấp phải được quy định trong thỏa ước lao động, Quyết định của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên/Các khoản phụ cấp miễn thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản khoán chi cho người lao động.
Thuế Xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu
Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh để tránh việc thuế hạch sách bắt đi dịch lúc đó rất mất thời gian.
Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:
– Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất.
– Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quanlity,. . .
– Kiểm tra hồ sơ Nhập khẩu, Tờ Khai Hải Quan, Lệnh Chuyển Tiền & Chứng từ nộp thuế Giá trị gia tăng Nhập khẩu, kê khai thuế GTGT = Biên Lai
– Chứng từ nộp thuế Giá trị gia tăng nhập khẩu (Không khai bằng Tờ khai hải quan, nếu khai bằng Tờ khai hải quan thì làm thay thế báo cáo Thuế nộp lại trước khi Thuế xuống làm việc )
Thuế tiêu thụ đặc biệt
Thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế Tiêu thụ đặc biệt. Hồ sơ cần chuẩn bị:
– Các chứng minh thuế Tiêu thụ đặc biệt đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
– Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
– Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
Sổ phụ ngân hàng + Ủy nhiệm chi bản gốc
– Liệt kê các hóa đơn mua vào >= 20 triệu, ghi rõ ngày thanh toán
– Kẹp Uỷ nhiệm chi vào hóa đơn > 20 triệu để dễ kiếm và tra cứu
– Có thể là bản photo để 1 bản riêng hoặc bản gốc riêng, bản photo kẹp chứng từ sổ sách
Nếu kiểm tra phát hiện UNC nào bị mất thì làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục nếu không kịp có thể lấy giấy báo Nợ + sao kê chi tiết khoanh tròn đánh dấu lại để giải trình và xin bổ sung chứng từ sau
Hợp đồng kinh tế
– Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng và biên bản giao nhận….
– Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên
– Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào
Giấy phép kinh doanh
– Photo sao y bản chính hoặc photo đóng dấu treo đều được
– Những chứng từ như đăng ký mẫu dấu….
– Điều lệ của công ty
– Quy chế tài chính công ty
Lưu ý: Quy chế tài chính công ty là một trong những loại văn bản quan trọng nhất xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra vì nó có mối liên hệ mật thiết đến những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp như: tiền tiếp khách hàng, phòng nghỉ, máy bay, công tác phí khác, mượn xe, sửa chữa xe đi mượn, điện thoại…
Các bước nộp quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Bước 1: Đăng nhập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Để có thể nộp quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp qua mạng, bước đầu tiên bạn cần làm là mở trình duyệt rồi truy cập vào website https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Trên giao diện chính của trang Thuế điện tử, chọn hệ thống thuế điện tử “DOANH NGHIỆP” để có thể tiến hành đăng nhập vào tài khoản của đơn vị.
Tiếp sau đó, màn hình sẽ hiển thị ra giao diện “ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG”, cần điền đầy đủ các trường thông tin được yêu cầu:
- Tên đăng nhập: Là mã số thuế của doanh nghiệp kèm với đuôi “-QL”.
- Mật khẩu: Là mật khẩu doanh nghiệp đã mặc định dùng cho việc đăng nhập tài khoản.
- Đối tượng: Chọn “Người nộp thuế”.
- Mã xác nhận: Nhập lại mã đã được hệ thống cấp.
Cuối cùng, sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn ô “Đăng nhập” để để có thể hoàn tất bước đăng nhập vào hệ thống.
Bước 2: Tải tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp đã kết xuất XML lên hệ thống
Hiện nay, để nộp tờ khai quyết toán thuế online, thì việc quan trọng là bạn cần lập được tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN và tờ Kê khai phụ lục 03-1A/TNDN theo 1 trong 2 cách:
- Lập tờ khai trực tuyến, trực tiếp trên trang thuedientu.gdt.gov.vn.
- Lập tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp trên phần mềm HTKK (hỗ trợ kê khai).
Dù là chọn cách nào thì kết quả cuối cùng bạn vẫn phải tiến hành xuất kết tờ khai ở dạng XML để phục vụ cho việc nộp tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp qua mạng.
Sau khi đã tạo lập đủ các tờ khai cần thiết, tiến hành tải tờ khai lên trang thuedientu.gdt.gov.vn:
Trên giao diện trang chủ, chọn chức năng “Khai thuế”, chọn tiếp “Nộp tờ khai XML”.
Trên giao diện “Nộp tờ khai XML”, bạn nhấn vào ô “Chọn tệp tờ khai” để có thể tải tờ khai XML lên hệ thống.
Bước 3: Ký điện tử
Khi tờ khai đã được tải lên hệ thống, nhấn chọn “Ký điện tử” trước khi nộp tờ khai.
Lưu ý rằng, muốn ký điện tử thành công, trước đó, bạn cần đảm bảo USB Token đã được cắm vào máy tính đang sử dụng để nộp tờ khai quyết toán thuế. Trường hợp nếu là lần đầu cắm thì bạn cần phải cài đặt chữ ký số vào máy tính để việc ký điện tử không bị gián đoạn.
Sau khi đã nhấn “Ký điện tử”, màn hình sẽ hiển thị ra cửa sổ “iHTKK”, bạn cần nhập đúng “Số PIN” rồi nhấn ô “Chấp nhận” để hoàn tất bước ký điện tử.
Bước 4: Nộp tờ khai qua mạng
Sau khi đã ký điện tử thành công, bạn nhấn ô “Nộp tờ khai” để có thể gửi tờ quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp đến cơ quan thuế.
Đến đây thì nộp quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp online đã hoàn tất. Song để chắc chắn bước nộp tờ khai qua mạng đã thành công, bạn có thể thực hiện tiếp bước kiểm tra lại việc nộp tờ khai.
Bước 5: Kiểm tra lại việc nộp tờ khai
Hiện nay, sau khi nộp tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp qua mạng, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo xác nhận qua email tới người nộp thuế theo 2 bước như sau:
- Trong khoảng 15 phút sau khi bạn đã ký và nộp tờ khai thành công, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đã tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử tới người nộp thuế.
- Trong khoảng 1 ngày làm việc, tính từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế tới người nộp thuế.
Việc kiểm tra thông báo này là hoàn toàn cần thiết với người nộp thuế, đặc biệt là thông báo có chấp nhận hay không tờ khai bạn đã gửi. Bởi chỉ khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế thì nghiệp vụ nộp tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp của bạn mới thật sự thành công.
Với những trường hợp bị cơ quan thuế gửi thông báo không chấp nhận tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp thì cần phải tiến hành điều chỉnh lại hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan thuế tại thông báo được nhận.
Thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp
Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn khai, nộp và quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp như sau:
– Thời hạn nộp thuế TNDN tạm tính hàng quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
– Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hồ sơ khai quyết toán thuế gồm những gì năm 2022?”. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, mẫu báo cáo tài chính năm 2022, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Để lập hồ sơ khai quyết toán thuế TNDN, danh mục biểu mẫu gồm:
– Tờ khai thuế TNDN (áp dụng với phương pháp tỷ lệ trên doanh thu): Mẫu số 04/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Áp dụng đối với phương pháp doanh thu – chi phí): Mẫu số 03/TNDN và một số Phụ lục đính kèm ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– Phụ lục thuế TNDN được giảm theo Nghị quyết số 406/NQ-UBTVQH15 ban hành kèm theo Nghị định số 92/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 của Chính Phủ.
– Báo cáo tài chính năm hoặc báo cáo tài chính tính đến thời điểm doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, tổ chức doanh nghiệp.
– Tờ khai giao dịch liên kết: Người nộp thuế có giao dịch liên kết thuộc phạm vi điều chỉnh tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP ngày 5/11/2020 của Chính Phủ có trách nhiệm kê khai thông tin về quan hệ liên kết và giao dịch liên kết theo Phụ lục I, Phụ lục II, Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định này và nộp đồng thời cùng Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, quy định hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế TNDN so với thời hạn quy định sẽ bị phạt như sau:
Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt 2 triệu đồng – 5 triệu đồng: Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn 01-30 ngày, trừ trường hợp thuộc diện phạt cảnh cáo nêu trên.
Phạt 5-8 triệu đồng: Đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 – 60 ngày.
Phạt tiền từ 8 triệu đồng – 15 triệu đồng đối với một trong các hành vi:
– Nộp hồ sơ khai thuế chậm từ 61 – 90 ngày.
– Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp.
– Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp.
– Không nộp các Phụ lục theo quy định về Quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế TNDN.
Phạt tiền từ 15 triệu đồng – 25 triệu đồng đối với hành vi: nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày tính từ ngày hết hạn, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản giải trình về hành vi chậm nộp thuế theo quy định tại Khoản 11, Điều 143, Luật Quản lý thuế.
Lưu ý: Trường hợp số tiền phạt nếu áp dụng theo khoản này lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì xác định số tiền phạt tối đa bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế nhưng không được thấp hơn mức trung bình của khung phạt quy định tại Khoản 4, Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
