Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử theo quy định 2022

Khi phát hành hóa đơn đơn điện tử, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật. Nếu không đáp ứng được các điều kiện mà pháp luật quy định, doanh nghiệp sẽ không được phát hành hóa đơn điện tử. Vậy, Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử theo quy định như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Kế toán X nhé.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
• Công văn 1799/BTC-TCT

Hóa đơn điện tử là gì?

Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) như sau:

“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Như vậy, Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

Gồm 02 loại đó là Hóa đơn điện tử có mã và Hóa đơn điện tử không có mã:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên Hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là Hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Công văn 1799/BTC-TCT ngày 24/02/2022, Bộ Tài chính đã nêu rõ những lợi ích khi áp dụng HĐĐT như sau:

* Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

• Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được HĐĐT do người bán cung cấp.

• Sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,…).

• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

• Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.

• Sử dụng Hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận Hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.

* Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

• Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.

• Giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.

* Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan

• Sử dụng Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

• Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,…

• Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế. 

Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/7/2022, theo quy định Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng Hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

• Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.

• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

Lưu ý: Doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:

• Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.

• Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng Hóa đơn điện tử theo quy định.

Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Tổ chức doanh nghiệp có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử khi tiến hành kê khai thuế với cơ quan thuế hoặc tiến hành sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát sử lý và sử dụng, bảo quản cũng như việc lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố để bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử. Nghĩa là có bộ phận, người kế toán có khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập cũng như sử dụng hóa đơn điện tử.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, đó là: Hệ thống lưu trữ phải đáp ứng được hoặc chứng minh là có sự tương thức với các chuẩn mực về hệ thông lưu trữ dữ liệu.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tự đồng chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Để sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa cung cấp dịch vụ phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động
• Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử theo quy định 2022″. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, hồ sơ quyết toán thuế tncn , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline:  0833 102 102

Câu hỏi thường gặp