Đăng ký hóa đơn điện tử theo thông tư 78 như thế nào?

Theo đánh giá của Bộ Tài chính hiện nay về tác động của hóa đơn điện tử cho thấy hóa đơn điện tử có vai trò tích cực đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp từ bên bán – bên mua và với những cơ quan chức năng có liên quan về quản lý hóa đơn như cơ quan thuế. Tuy nhiên, việc đăng ký hóa đơn điện tử theo thông tư 78 thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách đăng ký và đăng ký đúng. Hiểu được vấn đề trên nên sau đây Kế toán X sẽ trình bày cho bạn qua bài viết sau.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 78/2021/TT-BTC
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Khái quát về hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định rõ tại điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”.

Vì sao cần đăng ký hóa đơn điện tử?

Theo đánh giá của Bộ Tài chính về tác động của hóa đơn điện tử cho thấy hóa đơn điện tử có vai trò tích cực đối với các doanh nghiệp từ bên bán – bên mua và cả những cơ quan chức năng có liên quan về quản lý hóa đơn như cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho bên bán và bên mua. Khi sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch hàng hóa cả hai bên có thể dễ dàng quản lý, kiểm tra hóa đơn doanh nghiệp mình xuất ra. Với việc hóa đơn được lưu trữ trên máy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những chi phí kiểm soát được như: Chi phí in ấn hóa đơn, chi phí chuyển hóa đơn từ người bán đến người mua, tiết kiệm thời gian…

Ngoài ra, còn một số chi phí khác mà doanh nghiệp khó có thể chủ động kiểm soát được là chi phí lưu trữ hóa đơn. Trong trường hợp hóa đơn bị mất hay hư hỏng việc tìm lại khó khăn hơn, từ đó doanh nghiệp mất thêm thời gian và chi phí về nhân công tìm kiếm hóa đơn đã lưu trữ muốn sử dụng. Với hóa đơn điện tử doanh nghiệp hoàn toàn có thể khắc phục được những sự cố này bởi các tài liệu thông tin về hóa đơn đều được lưu trên hệ thống. Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn ngay thì doanh nghiệp cũng có thể gửi hóa đơn điện tử ngay lập tức.

Với Tổng cục Thuế và những cơ quan chức năng, hóa đơn điện tử giúp các cơ quan quản lý được hóa đơn và nhất là tránh được tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn xuất khống như hiện nay.

Bên cạnh đó những thủ tục về phát hành hóa đơn điện tử đơn giản sẽ giúp cơ quan thuế giải quyết được mọi vấn đề sớm hơn cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn; đồng thời hỗ trợ một cách tốt nhất cho doanh nghiệp những vấn đề liên quan đến việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

Ngoài những điểm lợi ích trên các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử chính là đang góp phần bảo vệ môi trường. Bởi dùng hóa đơn giấy là hóa đơn phải in trên giấy nên cần phải sản xuất ra giấy và mực in. Việc sản xuất ra chúng gây không ít ô nhiễm cho môi trường xung quanh và mất nhiều chi phí cho việc xử lý những ô nhiêm đó.

Đăng ký hóa đơn điện tử theo thông tư 78 như thế nào?

4 bước kê khai đăng ký sử dụng HĐĐT theo Nghị định 123 và Thông tư 78 được quy định theo trình tự dưới đây:

Bước 1. Lập tờ khai theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT.

Ở bước này bạn sẽ chọn sử dụng hoá đơn miễn phí hoặc có phí dịch vụ, quy định cụ thể như sau:

– Sử dụng miễn phí hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế

Những doanh nghiệp, tổ chức sẽ đăng ký sử dụng miễn phí hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện theo Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ gia đình kinh doanh trong vùng có điều kiện khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn;

Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi BTC, trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Các bước lập tờ khai đăng ký sử dụng theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế http://hoadondientu.gdt.gov.vn/ bao gồm:

a. Điền thông tin doanh nghiệp bao gồm: mã số thuế, tên người nộp thuế, mã cơ quan thuế quản lý, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư điện tử;

b. Chỉ tiêu số 1: Chọn “Hình thức hóa đơn” doanh nghiệp áp dụng.

Hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế phải trả tiền dịch vụ hay được miễn phí, như hình dưới đây;

c. Chỉ tiêu số 2: Chọn “Hình thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế”;

Căn cứ vào Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

d. Chỉ tiêu số 3: Chọn “Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử” áp dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

“Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn” cho các đối tượng không thuộc trường hợp theo Điểm a, Khoản 3, Điều 22 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

Áp dụng “Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử” theo Điểm a1, Khoản 3, Điều 22, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đối với các trường hợp sau:

– Các tổ chức cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán;

– Hàng hóa bán ra là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

e. Chỉ tiêu số 4: Chọn “Loại hóa đơn sử dụng”;

Dựa vào phương pháp kê khai của doanh nghiệp hoặc loại hóa đơn mà doanh nghiệp cần đăng ký để lựa chọn loại hóa đơn cần sử dụng:

Theo phương pháp khấu trừ: Chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng”;

Theo phương pháp trực tiếp: Chọn “Hóa đơn bán hàng”;

Các loại hóa đơn khác: Chọn theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

 f. Chỉ tiêu số 5: “Danh sách chứng thư số sử dụng”;

Tải phần mềm HDDT-Plugin;

Cắm chữ ký số và ấn vào dấu ⊕ để cập nhật thông tin chữ ký số.

g. Điền đầy đủ thông tin vào “Địa danh”, ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế;

h. Ký và gửi tờ khai.

Sử dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có trả phí dịch vụ

Những doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh không đủ điều kiện theo Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp tự chủ động liên hệ với các tổ chức trung gian có cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã đăng ký và được phê duyệt truyền nhận dữ liệu tới Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hoặc chuyển đổi hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 2: Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT cho người nộp thuế qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế;

Bước 3: Trong thời hạn 1 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được yêu cầu đăng ký sử dụng HĐĐT), cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123, trong đó:

Trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận: Người nộp thuế tiến hành xuất hóa đơn theo mẫu mới được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC;

Trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo không chấp nhận: Người nộp thuế thực hiện bổ sung, điều chỉnh nội dung theo thông báo của cơ quan thuế và đăng ký lại theo các bước như trên.

Bước 4: Hủy hóa đơn cũ và làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn mới

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC bao gồm: hóa đơn giấy, hóa đơn in, đặt in phát hành theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC;

Đồng thời, doanh nghiệp làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC nộp bằng điện tử cho cơ quan thuế;

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, bao gồm:

• Biên bản hủy hóa đơn;

• Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy;

• Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn;

• Thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC nộp qua hệ thống điện tử.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Đăng ký hóa đơn điện tử theo thông tư 78“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký hóa đơn điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, đăng ký mã thuế số cho công ty, giấy ủy quyền quyết toán thuế tncn, quyết toán thuế tncn online, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Mời bạn xem thêm:

• Các chứng chỉ hành nghề kế toán năm 2022
• Khai thuế, tính thuế trực tiếp của nhà cung cấp ở nước ngoài được quy định thế nào?
• Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
• Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?

Câu hỏi thường gặp