Hóa đơn điện tử là một yêu cầu quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, việc chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử còn gặp khá nhiều vấn đề khi chưa rõ về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cũng như các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn. Vậy có mấy phương thức phát hành hóa đơn điện tử năm 2022? Cùng Kế toán X tìm hiểu vấn đề này nhé!
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp
Đối với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Không bắt buộc có chữ ký số
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế
Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng những nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng
- Tổng số tiền thanh toán
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)
Có mấy phương thức phát hành hóa đơn điện tử năm 2022?
Quy trình phát hành Hóa đơn điện tử như thế nào?
Đối với các đối tượng đăng ký hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế, trước khi thực hiện các bước trong quy trình đăng ký, doanh nghiệp của bạn cần đảm bảo rằng đã nhận được thông báo về việc thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế. Sau đó, các đơn vị sẽ tiến hành thực hiện theo quy trình 03 như sau:
Bước 1: Tiến hành lập Tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.
Bước 2: Sau khi nhận được đơn đăng ký, Cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc đã tiếp nhận được đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ email mà đơn vị đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong thời 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đơn đăng ký, cơ quan thuế có trách nhiệm phải phản hồi cho đơn vị về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123.
- Trường hợp 1: Cơ quan thuế chấp nhận đơn đăng ký hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78.
- Trường 2: Cơ quan thuế không chấp nhận đơn đăng ký hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp tiến hành bổ sung, chỉnh sửa lại các thông tin cho phù hợp với yêu cầu và gửi lại cho cơ quan thuế theo các bước trên.
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ , cá nhân kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành như chưa sử dụng và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đó theo quy định cũ (nếu có). Thủ tục hủy hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.
Theo quy định mới của Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp không cần phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế như trước nữa.
Thời gian phản hồi của cơ quan Thuế
Sau khi gửi thông tin đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo qua Email của doanh nghiệp hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức trực tiếp đến cơ quan thuế thì chậm nhất trong 05 ngày làm việc cơ quan thuế sẽ gửi lại phản hồi cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật và phối hợp với cơ quan Thuế để tiến hành kết nối. Thời gian thực hiện kết nối trong 10 ngày làm việc.
Định kì hàng tháng, cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ và gửi thông báo về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn có mã theo quy định.
Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử không mã, định kì cơ quan thuế sẽ rà soát để thông báo doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Trên đây là thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo cập nhật mới từ Thông tư 78 và Nghị định 123. Các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh cần cập nhật để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu cần.
Đăng ký hóa đơn điện tử cho đơn vị sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32 cần chuyển lên Thông tư 78
Bước 1: Đăng ký Mẫu số 01/TB-ĐKĐT
Bước 2: Chờ xác nhận của cơ quan thuế về việc chấp nhận chuyển lên Thông tư 78.
Lưu ý: Đơn vị vẫn tiếp tục xuất hóa đơn theo Thông tư 32 trong thời gian chờ cơ quan thuế chấp nhận.
Bước 3: Sau khi được đồng ý chấp nhận chuyển lên Thông tư 78 với mã thông điệp 103 trên phần mềm hoặc được gửi về email đã đăng ký thì tiến hành các bước sau:
- 3.1. Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC đến cơ quan thuế theo hình thức điện tử.
- 3.2. Lập báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC
Bước 4: Hoàn tất Bước 3 và đã được chấp nhận từ Cơ Quan Thuế
- 4.1. Hủy dải cũ theo Thông tư 32 trên phần mềm HDDT
- 4.2. Tạo lại mẫu mới theo Thông tư 78 và xuất hóa đơn
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Có mấy phương thức phát hành hóa đơn điện tử năm 2022?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, tự đăng ký mã số thuế cá nhân online, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, mã tra cứu hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
6 ký tự này được quy định như sau:
Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
2 ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
1 ký tự tiếp theo là 01 chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng,
2 ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
– Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
– Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử;
– Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Kể từ 01/07/2022, bất kể các cửa hàng, doanh nghiệp đang kinh doanh bán lẻ, siêu thị, tạp hóa, thuốc, thương mại điện tử, nhà hàng, khách sạn… cần phải chuyển đổi số và áp dụng xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế và phải đảm bảo:
Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Không bắt buộc doanh nghiệp, cửa hàng phải có chữ ký số
Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ nộp thuế.