Có được xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán hay không?

Ngày nay việc cung ứng hàng hoá, mua bán hàng hoá là mà các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thường xuyên thực hiện. Những hàng hoá luôn được chia theo thành từng đợt mua bán vì không thể vận chuyển một lần hoặc là một hợp đồng được chia ra thanh toán thành nhiều đợt để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp. Kéo theo đó là việc xuất hoá đơn theo từng lần thanh toán. Vậy, có được xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán hay không? pháp luật quy định như thế nào về việc xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán? hãy cùng Kế toán X tìm hiểu về vấn đề này nhé.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP
• Thông tư 219/2013/TT-BTC
• Thông tư 39/2014/TT-BTC

Hoá đơn là gì? quy định pháp luật về xuất hoá đơn?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.

Xuất hoá đơn là việc điền thông tin của khách hàng, hàng hoá dịch vụ, cung cấp cho khách hàng cùng với số tiền và số tiền thuế lên trên hoá đơn.

Khi xuất hoá đơn phải kèm theo chứng từ kèm theo để có thể bảo vệ cho nghiệp vụ được ghi chép trong sổ sách trước cơ quan thuế. Một bộ hồ sơ đi kèm với hoá đơn bán ra sẽ gồm những chứng từ như sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hoá
• Phiếu xuất kho
• Chứng từ thanh toán
• Biên bản thanh lý hợp đồng

Một hoá đơn được xem là có thật khi có đầy đủ các chứng từ bảo vệ. Vì vậy, ngoài việc xuất 1 hoá đơn còn phải đảm bảo đúng theo quy định pháp luật, các kế toán cần chuẩn bị chứng từ để bảo vệ cho hoá đơn đã xuất. Nếu hoá đơn đầu ra không có chứng từ đi kèm có thể được cho là “mua bán hoá đơn”

Những lưu ý khi xuất hoá đơn?

Đầu tiên phải kiểm tra xem đã đăng ký ohats hành hoá đơn tại cơ quan thuế chưa? trong trường hợp chưa được thông báo phát hành, hãy làm thông báo phát hành hoá đơn trực tuyến sau đó in ra bản cứng và mang lên nộp tại văn phòng 1 cửa của cơ quan thuế phụ trách. Kế toán chỉ được xuất hoá đơn sau khi nộp thông báo phát hành được năm ngày. Trong trường hợp khi chưa nộp thông báo phát hành mà đã xuất hoá đơn, mức phạt sẽ là 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ trước khi xuất hoá đơn.

Thứ 2 Mức thuế suất trên hoá đơn phải đúng với mức thuế mà Bộ tài chính quy định với hàng hoá dịch vụ đó

Thứ 3 trên hoá đơn không được phép có dấu hiệu tẩy xoa. Trong trường hợp kế toán viết sai hoá đơn có thể xuất lại hoá đơn mới và lưu hoá đơn xuất sai tại 1 file riêng để tiện theo dõi, giải trình và làm báo cáo sử dụng hoá đơn hàng tháng, hàng quý

Nguyên tắc khi xuất hoá đơn được quy định như thế nào?

Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn GTGT thì các doanh nghiệp khi lập xuất hóa đơn phải đảm bảo những điều sau:

• Đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
• Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức nội dung như quy định pháp luật. Cụ thể, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
• Ngoài ra, một số trường hợp thì nội dung hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với các trường hợp gặp sai sót sau khi đã xuất sẽ được xử lý như như các trường hợp cụ thể quy định dưới đây.

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế.

• Với hóa đơn điện tử đã xuất và và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khi có sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
• Với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, khi phát hiện sai sót cũng sẽ chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
  Lưu ý rằng:
• Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

• Với trường hợp này, sau khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
• Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp nào không phải xuất hoá đơn?

Xuất hóa đơn là một trong những việc bắt buộc cần phải có trong kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại trừ, không cần phải xuất hóa đơn, trường hợp cụ thể được phân loại như sau:
Trường hợp theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC:

• Tổ chức hoặc cá nhân nhận các khoản thu bồi thường bằng tiền, tiền hỗ trợ, tiền thưởng, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.

Trường hợp theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:

• Khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị dưới 200.000 đồng thì doanh nghiệp không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Tuy nhiên cuối mỗi ngày, doanh nghiệp vẫn lập thành một hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng ghi tổng số tiền cho toàn bộ số hàng hóa, dịch vụ bán trong ngày.

Trường hợp theo quy định tại Thông tư 119/2014/TT-BTC:

• Các trường hợp đơn vị kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT thì khi hoàn thành, nghiệm thu hay bàn giao, không cần phải lập hóa đơn.

• Các trường hợp xuất máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa dưới hình thức cho vay, mượn, trả lại, nếu có đầy đủ hợp đồng và các chứng từ liên quan thì đơn vị kinh doanh không phải lập hóa đơn, tính và nộp thuế GTGT.

Trường hợp theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC:

• Nếu xuất hàng hóa luân chuyển hay tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh thì không phải lập hóa đơn và không phải nộp thuế GTGT.

Có được xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán hay không?

Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

• Ngày lập hóa đơn đối với các hoạt động xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, công trình thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Như vậy, việc xuất hoá đơn sẽ căn cứ vào thời điểm bàn giao, chuyển quyền sở hữu theo từng hạng mục, khối lượng công trình, tiến độ dự án ghi trong hợp đồng… mà không phụ thuộc vào từng lần thanh toán.

Mời bạn xem thêm

• Trước khi thành lập công ty có được xuất hóa đơn điện tử không?
• Thời điểm lập hoá đơn hàng hoá năm 2022
• Doanh nghiệp nhỏ sử dụng hoá đơn điện tử có phải trả tiền?\

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Có được xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán hay không?”. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về hoá đơn. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất, báo cáo thuế hàng quý hoặc hàng tháng; ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp