Hóa đơn điện tử đang trở thành một giải pháp được nhiều công ty áp dụng hiện nay. Tuy nhiên, nhiều khách hàng xa lạ vẫn băn khoăn không biết chi phí đăng ký hóa đơn điện tử có đắt không? Bao nhiêu? Bài viết dưới đây của Kế toá X sẽ đề cập đến chi phí phát hành hóa đơn điện tử năm 2022.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Chi phí phát hành hóa đơn điện tử năm 2022
- Phí khởi tạo: Là loại phí khởi tạo dịch vụ Hóa đơn điện tử. Loại phí khởi tạo này chỉ được chi ra MỘT LẦN DUY NHẤT, đó là lúc doanh nghiệp bắt đầu mua hóa đơn điện tử. Không tốn chi phí duy trì, không thu phát sinh.
- Chi phí gói cước Hóa đơn điện tử: Đây là chi phí mua các gói hóa đơn điện tử để sử dụng. Các gói hóa đơn điện tử là gói cước số lượng hóa đơn. Mua và sử dụng, gói hóa đơn không có thời hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng cho đến khi hết hóa đơn thì mua mới.
Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn 2 loại chi phí, trong đó có phí khởi tạo là chi phí tốn một lần duy nhất, và còn lại là chi phí mua gói hóa đơn điện tử
Phí khởi tạo hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số khoản chi phí như sau:
- Chi phí khởi tạo: Là chi phí khởi tạo dịch vụ hóa đơn điện tử, đây là loại chi phí phát sinh một lần duy nhất khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử: Thường các nhà cung cấp sẽ chia thành nhiều gói với mức giá khác nhau, với số lượng hóa đơn tương ứng, phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
- Phí sử dụng dịch vụ nhận – truyền – lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định mới nhất, nếu nhà cung cấp mà doanh nghiệp đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử chưa được chứng thực là tổ chức nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng thêm dịch vụ của đơn vị trung gian đã được công nhận là tổ chức nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Phí dịch vụ khác: Chi phí thiết kế mẫu hóa đơn, tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử,…
Chi phí khởi tạo hóa đơn điện tử có tiết kiệm hơn hóa đơn giấy?
Trước đây, khi còn sử dụng hóa đơn giấy, đối với mỗi tờ hóa đơn, doanh nghiệp sẽ mất các khoản chi phí ước tính như sau:
- Chi phí in ấn đối với mỗi tờ hóa đơn: 1.500 đồng/tờ.
- Chi phí vận chuyển (chuyển phát nhanh hóa đơn): 20.000 – 25.000 đồng/lần gửi.
- Chi phí lưu trữ: Mất khoảng 10-15 năm.
- Chi phí khác: Chi phí thuê nhân sự quản lý hóa đơn, chi phí điện thoại, ….
Theo ước tính sơ bộ của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải bỏ ra mức chi phí trung bình là mỗi năm khoảng 4.000 tỷ đồng. Không chỉ tốn kém, việc sử dụng hóa đơn giấy tồn tại nhiều vấn đề bất cập về những rủi ro mất, cháy, hỏng, rò rỉ dữ liệu hóa đơn,…
Cũng theo Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên đến 3.000 tỷ đồng mỗi năm.
Nội dung hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền cũng là một loại hóa đơn điện tử. Vì thế, loại hóa đơn này cũng cần có đầy đủ các nội dung:
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Thông tin người mua, như mã định danh cá nhân, mã số thuế… (Nếu người mua có yêu cầu)
– Tên hàng hóa xuất bán, dịch vụ được cung cấp, đơn giá, số lượng, giá thanh toán của hàng hóa/dịch vụ.
Trường hợp người xuất hóa đơn nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền phải ghi rõ giá bán khi chưa có thuế GTGT. Đồng thời, NNT cần ghi rõ thuế suất thuế GTGT của sản phẩm, tiền thuế phải nộp, tổng tiền thanh toán sau khi có thuế GTGT. Ngoài ra, hóa đơn cũng phải thể hiện được thời điểm lập hóa đơn, mã của cơ quan Thuế.
Theo quy định, mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền sẽ được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh. Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống của cơ quan Thuế sẽ tự động cấp mã cho đơn vị đăng ký. Mỗi đơn vị sẽ có một mã riêng, đảm bảo không bị trùng lặp.
Trách nhiệm của người xuất hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền
Theo quy định tại thông tư 78, người xuất hóa đơn điện tử, tạo từ máy tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, sẽ có trách nhiệm:
– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế áp dụng theo quy định tại điều 15, nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Lập HĐĐT có mã của cơ quan Thuế, được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điều 11, nghị định 123/2020/NĐ-CP và theo quy định tại thông tư 78.
– Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự có mã do cơ quan thuế cấp khi lập HĐĐT có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT, đảm bảo liên tục và duy nhất.
– Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền đến cổng Thông tin điện tử của CQT ngay trong ngày xuất hóa đơn. Việc chuyển dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ nhận truyền dữ liệu phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định, được Tổng Cục Thuế thẩm định và công nhận.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Chi phí phát hành hóa đơn điện tử năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, tự đăng ký mã số thuế cá nhân online, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử, hạch toán thuế độc lập..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền bao gồm doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh, nộp thuế theo phương pháp kê khai. Các doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh này phải có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dun, thông qua các mô hình kinh doanh như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng hóa phục vụ tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc và một số dịch vụ khác.
Các đối tượng kể trên có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với CQT hoặc hóa đơn điện tử không có mã
Hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan Thuế sẽ phải đảm bảo tuân thủ các quy định tại điều 11, nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, các nguyên tắc bao gồm:
– Phải đảm bảo việc nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với CQT.
– Người sử dụng không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền sẽ được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ về thuế của người nộp thuế. Quy định này áp dụng với cả sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn.
Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng;
Có địa điểm hoặc đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin thỏa mãn yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
Có đội ngũ kỹ thuật viên có thể xử lý các yêu cầu về khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
Có chữ ký điện tử theo quy định;
Có phần mềm bán hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển vào mềm mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn;
Sở hữu quy trình sao lưu, lưu trữ và khôi phục dữ liệu với chất lượng tối thiểu theo quy định cụ thể:Hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng hoặc có thể chứng minh là tương thích cùng các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo khi chẳng may gặp sự cố;
