Cách phát hành hóa đơn điện tử mới năm 2022

Kính chào luật sư, như tôi được biết từ tháng 7 năm nay sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tôi đang tìm hiểu về việc sử dụng hóa đơn điện tử và không hiểu rõ lắm. Luật sư có thể tư vấn giúp tôi Cách phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới được không? Rất mong nhận được phản hồi phía bên Luật sư. Cảm ơn Luật sư

Chào bạn, Kế toán X rất vui khi bạn đã tin tưởng gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về Cách phát hành hóa đơn điện tử mới năm 2022

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Cách phát hành hóa đơn điện tử

Hiện nay, phát hành hóa đơn điện tử cần phải đăng ký và thông báo tới cơ quan thuế. Trình tự thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như sau:

Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử

Thứ nhất, Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử 
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử 
• Mẫu hóa đơn (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

Có một số lưu ý nhỏ như sau

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu: phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word
• Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.
• Chữ ký số để ký điện tử.

Thứ hai, Thông báo phát hành hóa đơn

Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử gồm 3 bước dưới đây: (1) Lập thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK; (2) Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng; (3) Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng.

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín. Tất cả các đơn vị này đều phải được cấp giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng Cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hoá đơn điện tử tại website của các cục thuế.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:

Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
• Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
• Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
• Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi

• Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
• Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

Thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung:

• Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
• Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
• Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo;
• Ngày lập Thông báo phát hành;
• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
• Thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
• Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu tại “Tham số tra cứu”.

• Nếu doanh nghiệp thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin: Thông báo phát hành hoá đơn thành công, doanh nghiệp được phép sử dụng hoá đơn
• Nếu chưa có kết quả: Thông báo không thành công. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để biết lý do và tiến hành thực hiện lại thủ tục phát hành hoá đơn.

Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Bước 1: Khởi tạo mẫu hoá đơn

• Đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử đã lựa chọn, chọn mục Đăng ký hoá đơn/ Danh mục phân loại hóa đơn.
• Khai báo các loại hóa đơn, mẫu số và ký hiệu hóa đơn sử dụng tại đơn vị đúng quy định theo Thông tư 78.

Bước 2: Khai báo đơn vị sử dụng

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Khai báo sử dụng hóa đơn.
• Chọn ký hiệu hóa đơn và khai báo các đơn vị nào sử dụng ký hiệu hóa đơn này.

Bước 3: Lập hoá đơn

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất.
• Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất cần phát hành.

Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát hành hóa đơn điện tử.
• Lọc các hóa đơn và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.

• Tùy vào khai báo hình thức hóa đơn điện tử khi đăng ký: hệ thống sẽ phát hành hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã. Riêng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế thì trên bản thể hiện sẽ có thêm thông tin mã hóa đơn của cơ quan Thuế và trên tệp XML sẽ có thêm thông tin mã hóa đơn và chữ ký số của cơ quan Thuế.
• Tùy vào khai báo phương thức chuyển dữ liệu đến cơ quan Thuế khi đăng ký: hệ thống sẽ chuyển dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cơ quan Thuế sau mỗi lần phát hành hoặc chuyển định kỳ theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan Thuế

Xử lý hóa đơn có sai sót

Khi hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua có sai sót, người bán được phép tùy chọn sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để xử lý sai sót.

Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh:

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý điều chỉnh.
• Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất điều chỉnh cần phát hành.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát hành hóa đơn điện tử.
• Lọc các hóa đơn điều chỉnh và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế.

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
• Chọn các hóa đơn bị điều chỉnh cần thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
• Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.

Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:

• Điều chỉnh giảm phải nhập số âm. Số âm có thể là số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế (tùy từng nghiệp vụ phát sinh cụ thể).
• Không bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh (trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận phải lập).
• Sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh, đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan Thuế.

Trường hợp lập hóa đơn thay thế:

Bước 1: Lập hóa đơn thay thế

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý thay thế.
• Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất thay thế cần phát hành.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử thay thế

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát hành hóa đơn điện tử.
• Lọc các hóa đơn thay thế và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế.

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
• Chọn các hóa đơn bị thay thế cần thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
• Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Cách phát hành hóa đơn điện tử mới năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, quyết toán thuế online , các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá;..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X. Liên hệ hotline:  0833.102.102.

Câu hỏi thường gặp