Cách đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định năm 2022

Hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc phải sử dụng từ tháng 7 năm 2022 đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật. Nhưng đây là những quy định mới và việc thực hiện còn nhiều vướng mắc. Do vậy hãy cùng kế toán X tìm hiểu Cách đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới hiện nay như thế nào qua bài viết dưới đây nhé.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Cách đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Thứ nhất, Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử 
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử 
• Mẫu hóa đơn (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

Có một số lưu ý nhỏ như sau

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu: phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word
• Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.
• Chữ ký số để ký điện tử.

Thứ hai, Thông báo phát hành hóa đơn

Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử gồm 3 bước dưới đây: (1) Lập thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK; (2) Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng; (3) Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng.

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín. Tất cả các đơn vị này đều phải được cấp giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng Cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hoá đơn điện tử tại website của các cục thuế.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:

Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
• Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
• Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
• Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi

• Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
• Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

Thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung:

• Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
• Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
• Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo;
• Ngày lập Thông báo phát hành;
• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
• Thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
• Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu tại “Tham số tra cứu”.

• Nếu doanh nghiệp thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin: Thông báo phát hành hoá đơn thành công, doanh nghiệp được phép sử dụng hoá đơn
• Nếu chưa có kết quả: Thông báo không thành công. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để biết lý do và tiến hành thực hiện lại thủ tục phát hành hoá đơn.

Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử 
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử 
• Mẫu hóa đơn (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu: phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc);
• Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.
• Chữ ký số để ký điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Lập thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK

• Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn/ Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
• Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML” để gửi Thông báo phát hành lên cổng thông tin thuedientu.gdt.gov.vn

Để đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế cần phải khai hồ sơ đăng ký gồm 02 mẫu:

• Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01– Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ);
• Cam kết (Mẫu số: CK01/AC – Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ  Tài chính).

Sau khi nộp thủ tục đăng ký lên Cơ quan thuế, trong thời gian một ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo (Mẫu số 02 – Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ) cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Chú ý:  

• Sau khi nộp xong 02 ngày, các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.
• Cách kiểm tra: Truy cập vào Website: https://thuedientu.gdt.gov.vn/Tracuu/Tokhai/Thongbaohoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Cách đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, nộp báo cáo tài chính năm 2022 , mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế tncn các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp