Trên thực tế, nhiều người thường hay nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ xóa bỏ hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn điện tử. Theo quy định, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Sau đây, chúng ta sẽ làm rõ những vấn đề liên quan đến việc xóa bỏ hóa đơn điện tử. Cụ thể, theo quy định Khi nào lập biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử? bản xóa bỏ hóa đơn điện tử gồm những nội dung nào? Mẫu biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử năm 2022 là mẫu nào? Làm thế nào để xóa bỏ hóa đơn điện tử? Khai báo thông tin về việc xóa bỏ hóa đơn điện tử như thế nào? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được pháp luật quy định khá cụ thể tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Theo đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Trong đó, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
Khi nào lập biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử?
Có 2 trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn viết sai hay biên bản thu hồi hóa đơn và thực hiện lập biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) đã lập như sau:
- Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
- Trường hợp đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Trong hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… và hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Lưu ý: Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử gồm những nội dung nào?
Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn được viết dưới dạng biên bản thu hồi hóa đơn. Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn sẽ được bên bán thực hiện và có xác nhận của các bên liên quan gồm bên mua và bên bán.
Nội dung của biên bản thu hồi hóa đơn bao gồm các mục:
- Căn cứ Quyết định thực hiện biên bản thu hồi hóa đơn,
- Thông tin của đơn vị mua và đơn vị bán
- Lý do xóa bỏ hóa đơn, thu hồi hóa đơn, chỉ rõ sai sót
- Xác nhận của các bên liên quan
Như vậy nội dung của biên bản xóa bỏ hóa đơn khá đơn giản và ngắn gọn, biên bản xóa bỏ/ thu hồi hóa đơn phải có xác nhận của các bên (bên bán và bên mua). Biên bản xóa bỏ hóa đơn nếu thực hiện trên giấy buộc phải có đóng dấu và chữ ký, nếu thực hiện trên hệ thống phần mềm buộc phải có chữ ký số.
Mẫu biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử năm 2022
Làm thế nào để xóa bỏ hóa đơn điện tử?
Kế toán cần thực hiện các bước xóa bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp có sai sót mà hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, chưa cung cấp dịch vụ và chưa kê khai thuế. Các bước thực hiện việc xóa bỏ hóa đơn, cụ thể như sau:
Bước 1: Thông báo cho bên mua về trường hợp xóa bỏ hóa đơn điện tử sai sót
Bước 2: Lập biên bản xóa bỏ hóa đơn có sự xác nhận của hai bên
Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử (thường được lập dưới dạng Biên bản thu hồi hóa đơn) chủ yếu như sau:
- Căn cứ Quyết định thực hiện biên bản thu hồi (xóa bỏ) hóa đơn
- Thông tin của bên mua và bên bán (tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện,..)
- Thông tin về hóa đơn cần thu hồi (Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, nội dung hóa đơn, số tiền…)
- Lý do xóa bỏ hóa đơn, ghi rõ các sai sót
- Xác nhận của các bên liên quan (người đại diện pháp luật ký tên, đóng mộc công ty hoặc ký điện tử nếu biên bản được lập từ phần mềm)
Bước 3: Thực hiện thao tác xóa bỏ hóa đơn điện tử trên phần mềm phát hành hóa đơn, kế toán cần lưu ý lưu trữ hóa đơn điện tử đã xóa bỏ để phục vụ mục đích tra cứu sau này.
Bước 4: Lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn điện tử cũ đã xóa bỏ, trong nội dung hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….”
Bước 5: Thể hiện hóa đơn điện tử đã xóa bỏ trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Đối với trường hợp phát hiện sai sót sau khi gửi hóa đơn điện tử cho người mua, đã giao hàng hóa, thực hiện dịch vụ và đã kê khai thuế thì bên bán không thực hiện xóa bỏ hóa đơn điện tử mà lập biên bản thỏa thuận và xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh
Khai báo thông tin về việc xóa bỏ hóa đơn điện tử như thế nào?
Khai báo thông tin về việc xóa bỏ hóa đơn điện tử như sau:
| Thông tin chung: | khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn. |
| Biên bản thỏa thuận: | khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập. |
| Lưu ý: | Có thế nhấn vào biểu tượng để đính kèm biên bản thỏa thuận. |
| Hoá đơn xoá: | Khai các thông tin về hoá đơn bị xóa:Nhấn vào biểu tượngThiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý. |
Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
• Nhấn Gửi thông báo cho khách hàng.
• Tên người nhận và Email:
Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”
• Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.
Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ
Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: Hóa đơn xóa bỏ trên các danh sách:
• Phân hệ Bán hàng tab Xuất hóa đơn
• Phân hệ Kho tab Chuyển kho
• Phân hệ Hóa đơn điện tử
• Chương trình không được phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn trong trường hợp xóa hóa đơn điện tử.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân 2022
- Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online nhanh chóng năm 2022
- Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết của Kế toán X tư vấn về “Biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới đăng ký tạo chữ ký số, token, chữ ký điện tử, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, hạch toán thuế phụ thuộc, chốt thuế chuyển quận… thì hãy liên hệ ngay tới Kế toán X để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Mời quý khách liên hệ đến hotline của Kế toán X: 0833.102.102 hoặc liên hệ qua các kênh sau:
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Rất nhiều người hiểu nhầm việc xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn:
Xóa bỏ hóa đơn: Khi viết sai, nhưng chưa xé khỏi cuống, gạch chéo 3 liên hoặc thu hồi xuất tờ khác thay thế.
Hủy hóa đơn: Khi doanh nghiệp ko còn nhu cầu sử dụng hóa đơn hoặc hóa đơn bị in sai, in trùng, in thừa.
Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có 2 mục là “hóa đơn xóa bỏ” và “hóa đơn hủy”, trong quá trình lập báo cáo có không ít kế toán thuế kê khai sai 2 mục này. Để phân biệt được các trường hợp kê khai hóa đơn như vào mục hóa đơn bị xóa bỏ, khi vào kê khai vào mục hóa đơn hủy kế toán cần lưu ý các trường hợp xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn.
Lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ như sau:
Vào phân hệ Hóa đơn, chọn Hóa đơn thay thế.
Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần lập hóa đơn thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hóa đơn muốn thay thế.
Nhấn Đồng ý. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.
Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
Ngày trên biên bản thu hồi hóa đơn phải trùng với ngày trên hóa đơn mới.
Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện rõ được lý do thu hồi do đâu, sau sót mục nào; thu hồi hóa đơn số, ngày tháng, ký hiệu…; xuất hóa đơn mới số, ngày tháng, ký hiệu,…
Cuối cùng, sau khi đã lập xong biên bản thu hồi hóa đơn thì 2 bên phải ký và ghi rõ tên người đại diện pháp luật và đóng dấu các nhận vào biên bản thu hồi hóa đơn, sau đó mới xuất lại hóa đơn mới.
