Hóa đơn điện tử có mã số thuế hoặc không có mã số thuế khi giao cgo khách hàng phát hiện sai sót thì phải nhanh chóng sử dụng biên bản thay thế hóa đơn điện tử và điều này được quy định cụ thể ở nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Vậy biên bản thay thế hóa đơn điện tử cụ thể là gì? Tải mẫu đơn hóa đơn điện tử năm 2022 ra sao? Mời bạn cùng Kế toán X tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Biên bản thay thế hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định khoản 2, điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
Trường hợp sai sót về Mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng
Trong trường hợp như trên, có 2 cách sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử sai sót như sau:
a. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày … tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
b. Người bán lập biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót
Trừ trường hợp sau: Người bán và người mua có thoả thuận về lập văn bản thoả thuận trước khi lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã lập bị sai sót
Khi đó, người bán và người mua cần lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hoá đơn điện tử thay thế cho hoá đơn sai sót.
Hoá đơn điện tử mới thay thế hoá đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:
“Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
Người bán ký số trên hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó:
Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế người bán gửi cho người mua;
Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hoá đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử năm 2022
Hướng dẫn lập hóa đơn điều/chỉnh thay thế hóa đơn điện tử trên phần mề EFY-iHOADON
Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Đăng nhập phần mềm iHOADON, chọn mục Xử lý hóa đơn.
Bước 2: Chọn hóa đơn cần điều chỉnh sau đó chọn mục Điều chỉnh.
Bước 3: Lập biên bản điều chỉnh
Để lập biên bản, đơn vị chọn mục Lập Biên Bản.
Tại giao diện biên bản điều chỉnh hóa đơn, kiểm tra các thông tin đã được hệ thống tự động cập nhật. Sau đó điền:
- Lý do điều chỉnh
- Nội dung trước điều chỉnh
- Nội dung sau điều chỉnh.
Sau đó ấn Ghi tạm để lưu hoặc chọn Ký và gửi để gửi cho người mua.
Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh:
Để lập hóa đơn điều chỉnh: chọn mục Lập HĐ điều chỉnh.
Sau đó điền các thông tin theo như một hóa đơn thông thường.
Lưu ý: Các mục dấu * là mục không được để trống.
- Hình thức điều chỉnh: chọn một trong các hình thức điều chỉnh Tăng/điều chỉnh giảm/điều chỉnh không thay đổi tiền hoặc hình thức khác.
- Tùy từng hình thức điều chỉnh, NNT sẽ chọn loại điều chỉnh tương ứng.
- Đặc biệt, NNT cần ghi rõ lý do điều chỉnh.
Sau khi điền đủ thông tin, đơn vị ấn chọn Xuất hóa đơn để xuất hóa đơn, hoặc ấn Ghi tạm để lưu hóa đơn.
Khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ gửi bản dự thảo, NNT cần xem kỹ lại các thông tin trên hóa đơn trước khi ấn Xuất và Ký.
Nếu đồng ý với các thông tin trên hóa đơn, chọn Đồng Ý. Hệ thống sẽ xuất hiện thông báo như hình, ấn chọn Đồng Ý.
Bước 5: Sau khi Lập xong hóa đơn điều chỉnh, để thông báo với cơ quan Thuế, NNT quay lại trang chủ phần mềm iHOADON, chọn xử lý hóa đơn.
Chọn hóa đơn bị điều chỉnh, sau đó chọn mục Báo CQT hóa đơn sai.
Các thông tin liên quan tới hóa đơn đã điều chỉnh sẽ được tự động cập nhật, NNT chỉ cần điền tính chất thông báo và lý do:
- Tính chất thông báo: Chọn mũi tên, chọn mục Điều chỉnh
- Lý do: Điền lý do điều chỉnh hóa đơn.
Chọn Gửi thông báo cho CQT để hoàn tất việc điều chỉnh hóa đơn đã xuất.
Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế
Cách lập hóa đơn thay thế cũng tương tự như cách lập hóa đơn điều chỉnh. Để lập hóa đơn thay thế, đơn vị cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm, chọn xử lý hóa đơn, chọn hóa đơn cần thay thế, sau đó chọn mục Thay thế.
Bước 2: Lập biên bản thay thế
Để lập biên bản, đơn vị chọn mục Lập Biên Bản.
Sau đó điền các thông tin còn thiếu. Đặc biệt, người lập cần ghi rõ lý do hủy bỏ hóa đơn cũ. Sau đó nhấn Ghi tạm nếu chưa gửi biên bản hoặc ấn Ký và gửi để gửi biên bản cho khách hàng.
Bước 3: Điền các thông tin cho hóa đơn thay thế. Lưu ý không được để trống mục Lý do thay thế.
Sau đó kiểm tra các thông tin và ấn xuất hóa đơn.
Hóa đơn thay thế sẽ có nội dung: Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, mẫu số …, ký hiệu …ngày …
Bước 4: cuối cùng, Người nộp thuế trở lại giao diện xử lý hóa đơn, chọn hóa đơn bị thay thế, chọn mục Báo CQT hóa đơn sai để thông báo tới CQT.
Tại mục Tính chất thông báo: chọn mục thay thế
Tại mục lý do: Điền lý do thay thế hóa đơn.
Chọn Gửi thông báo cho CQT để hoàn tất việc thay thế hóa đơn đã xuất.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Biên bản thay thế hóa đơn điện tử là gì theo quy định hiện nay“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký hóa đơn điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, bảo hiểm cho người lao động, đăng ký tạo chữ ký số, token, chữ ký điện tử, giấy ủy quyền quyết toán thuế tncn, quyết toán thuế tncn online, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Các chứng chỉ hành nghề kế toán năm 2022
- Khai thuế, tính thuế trực tiếp của nhà cung cấp ở nước ngoài được quy định thế nào?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ theo đó:
Đối với công chức thuế
Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;
Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.
Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan
Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.
Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn cũ xuất theo Thông tư 32, Thông tư 39 bị sai sót như sau:
Xử lý chuyển tiếp
…
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Như vậy, trong trường hợp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC và phát hiện hóa đơn đã lập theo Thông tư 32/2011/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 51/2010/NĐ-CP) và Thông tư 39/2014/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 04/2014/NĐ-CP) bị sai sót thì cần phải thực hiện các công việc sau:
Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót với người mua
Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
